Elke recruiter maakt notities: na een telefonische screening, na een gesprek, na een klant die terugbelt met feedback. Maanden later zijn die notities vaak het enige dat verklaart waarom een kandidaat is afgewezen, welk salaris is besproken of welke klant het profiel al heeft gezien. Te vaak lezen ze als persoonlijke geheugensteuntjes: fragmenten zonder datum, afkortingen die niemand anders begrijpt, meningen zonder feiten. Een Applicant Tracking System bewaart elke notitie bij de kandidaat, de vacature en de auteur, maar de kwaliteit van wat er staat hangt af van afspraken binnen uw team. In dit artikel leest u hoe u kandidaatnotities in uw Applicant Tracking System vastlegt waar uw collega’s op kunnen bouwen.
De behoefte is in elk segment dezelfde. Recruitmentbureaus vallen terug op notities wanneer een kandidaat terugkomt voor een andere klant. Uitzendorganisaties delen kandidaten tussen intercedenten en diensten, dus een notitie moet begrijpelijk zijn voor iemand die de kandidaat nooit sprak. Detacheerders volgen consultants over meerdere opdrachten. Executive search bouwt over jaren relaties op met senior kandidaten. Interne recruitmentteams werken met hiring managers die hetzelfde dossier lezen. Steeds geldt: een notitie schrijft u voor de volgende lezer, niet voor uzelf.
Spreek af wat een goede notitie bevat
Een bruikbare notitie beantwoordt drie vragen: wat is er gebeurd, wat is er afgesproken en wat is de volgende stap. Noteer feiten en de woorden van de kandidaat zelf in plaats van indrukken, en sluit af met een concrete vervolgactie die aansluit op de volgende actiedatum van de kandidaat. Uw Applicant Tracking System legt datum en auteur automatisch vast, net zoals het vastlegt wie een kandidaat naar een andere fase verplaatste, zodat de notitie zelf over de inhoud kan gaan.
Koppel elke notitie aan de juiste context
Een notitie over een gesprek voor de ene vacature zegt weinig wanneer die los in het kandidaatdossier staat. Koppel haar aan de vacature en waar nodig aan de klant of hiring manager. Notities over de voorkeuren van een klant horen bij het klantdossier, naast de pipeline, zoals beschreven in waarom kandidaat- en klantrelaties naast de pipeline horen. Solliciteert een kandidaat later opnieuw, dan leest u de geschiedenis eenvoudig per vacature terug, en gaat er niets verloren wanneer u dubbele kandidaatdossiers samenvoegt.
Gebruik velden voor feiten, notities voor context
Informatie waarop u wilt zoeken of filteren, hoort niet verstopt te zitten in vrije tekst. Salarisverwachting, opzegtermijn, voorkeurskanaal en talen horen in velden, zoals een vastgelegde salarisverwachting of een vastgelegde opzegtermijn. De notitie licht de context achter die velden toe, bijvoorbeeld waarom een kandidaat flexibel is in salaris voor een kortere reistijd. Gespreksbeoordelingen horen in een gedeeld scoreformulier met een schriftelijke uitkomst, zodat de notitie die niet hoeft te herhalen.
Schrijf alsof de kandidaat meeleest
Onder de AVG kunnen kandidaten vragen wat u over hen hebt vastgelegd, en notities horen daarbij. Schrijf elke notitie alsof de kandidaat haar bij een inzageverzoek leest: feitelijk, respectvol en relevant voor de sollicitatie. Laat gezondheidsinformatie, aannames over het privéleven en alles wat niet nodig is om geschiktheid te beoordelen weg. Notities vallen bovendien onder dezelfde bewaartermijn als de rest van het kandidaatdossier.
Maak notities bruikbaar voor collega’s
De echte toets voor een notitie komt wanneer iemand anders het werk oppakt, tijdens vakantie, ziekte of een overdracht tussen recruiters. Spreek een korte opbouw af voor de meest voorkomende soorten notities, zoals een telefonische screening, een gespreksverslag en klantfeedback, en bied ze aan als gedeelde sjablonen. Bepaal met gebruikersrollen en toegangsrechten welke notities hiring managers of klanten mogen zien, zodat interne context intern blijft.
Een praktische start
- Spreek af dat elke notitie beschrijft wat er gebeurde, wat er is afgesproken en wat de volgende stap is
- Maak korte sjablonen voor telefonische screenings, gespreksverslagen en klantfeedback
- Verplaats terugkerende feiten zoals salaris, opzegtermijn en beschikbaarheid van notities naar velden
- Lees een steekproef van de notities van vorige maand en controleer of een collega ermee verder kan
- Herinner uw team eraan dat kandidaten om inzage in hun notities kunnen vragen
Een kandidaatgeschiedenis waarop u kunt vertrouwen
Goede notities gaan niet over meer schrijven, maar over schrijven op een manier waar de volgende lezer iets mee kan. Met afgesproken soorten notities, notities gekoppeld aan vacatures en klanten, feiten in velden en een feitelijke toon wordt uw Applicant Tracking System een geschiedenis waarop het hele team kan bouwen. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe notities, velden en sjablonen in BoldATS samenwerken voor uw segment.