Jeder Recruiter macht Notizen: nach einem Telefoninterview, nach einem Gespräch, nach einem Rückruf des Kunden mit Feedback. Monate später sind diese Notizen oft das Einzige, was erklärt, warum ein Kandidat abgelehnt wurde, welches Gehalt besprochen wurde oder welcher Kunde das Profil bereits gesehen hat. Zu oft lesen sie sich wie private Merkzettel: Fragmente ohne Datum, Abkürzungen, die sonst niemand versteht, Meinungen ohne Fakten. Ein Applicant Tracking System speichert jede Notiz beim Kandidaten, bei der Stelle und mit dem Verfasser, doch die Qualität des Inhalts hängt von Vereinbarungen in Ihrem Team ab. Dieser Artikel zeigt, wie Sie in Ihrem Applicant Tracking System Kandidatennotizen schreiben, auf die sich Ihr Team verlassen kann.
Der Bedarf ist in jedem Segment gleich. Recruitment-Agenturen greifen auf Notizen zurück, wenn ein Kandidat für einen anderen Kunden wiederkommt. In der Zeitarbeit werden Kandidaten zwischen Disponenten und Schichten geteilt, daher muss eine Notiz für jemanden verständlich sein, der den Kandidaten nie gesprochen hat. Unternehmen in der Entsendung begleiten Berater über mehrere Einsätze. Executive Search pflegt über Jahre Beziehungen zu erfahrenen Kandidaten. Teams in der internen Rekrutierung arbeiten mit Hiring Managern, die dasselbe Profil lesen. Immer gilt: Eine Notiz schreiben Sie für die nächste Leserin oder den nächsten Leser, nicht für sich selbst.
Vereinbaren Sie, was eine gute Notiz enthält
Eine brauchbare Notiz beantwortet drei Fragen: Was ist passiert, was wurde vereinbart und was ist der nächste Schritt? Halten Sie Fakten und die Worte des Kandidaten fest statt Eindrücke, und schließen Sie mit einer konkreten Folgeaktion ab, die zum nächsten Aktionsdatum des Kandidaten passt. Ihr Applicant Tracking System erfasst Datum und Verfasser automatisch, ebenso wie es festhält, wer einen Kandidaten in eine andere Phase verschoben hat, sodass sich die Notiz auf den Inhalt konzentrieren kann.
Verknüpfen Sie jede Notiz mit dem richtigen Kontext
Eine Notiz zu einem Gespräch für eine bestimmte Stelle sagt wenig, wenn sie lose im Kandidatenprofil steht. Verknüpfen Sie sie mit der Stelle und, wo sinnvoll, mit dem Kunden oder Hiring Manager. Notizen zu den Vorlieben eines Kunden gehören in den Kundendatensatz neben der Pipeline, wie in warum Kandidaten- und Kundenbeziehungen neben die Pipeline gehören beschrieben. Bewirbt sich ein Kandidat später erneut, lesen Sie die Historie je Stelle mühelos nach, und nichts geht verloren, wenn Sie doppelte Kandidatenprofile zusammenführen.
Felder für Fakten, Notizen für Kontext
Informationen, nach denen Sie suchen oder filtern möchten, gehören nicht in Freitext. Gehaltsvorstellung, Kündigungsfrist, bevorzugter Kontaktkanal und Sprachen gehören in Felder, etwa eine erfasste Gehaltsvorstellung oder eine erfasste Kündigungsfrist. Die Notiz erläutert den Kontext hinter diesen Feldern, zum Beispiel warum ein Kandidat beim Gehalt für einen kürzeren Arbeitsweg flexibel ist. Gesprächsbewertungen gehören in einen gemeinsamen Bewertungsbogen mit einem schriftlichen Ergebnis, sodass die Notiz sie nicht wiederholen muss.
Schreiben Sie, als würde der Kandidat mitlesen
Nach der DSGVO können Kandidaten Auskunft darüber verlangen, was Sie über sie gespeichert haben, und Notizen gehören dazu. Schreiben Sie jede Notiz so, als läse der Kandidat sie bei einem Auskunftsersuchen: sachlich, respektvoll und relevant für die Bewerbung. Lassen Sie Gesundheitsangaben, Vermutungen über das Privatleben und alles, was zur Beurteilung der Eignung nicht nötig ist, weg. Notizen unterliegen zudem derselben Aufbewahrungsfrist wie das übrige Kandidatenprofil.
Machen Sie Notizen für Kollegen nutzbar
Der eigentliche Test einer Notiz kommt, wenn jemand anderes die Arbeit übernimmt, bei Urlaub, Krankheit oder einer Übergabe zwischen Recruitern. Vereinbaren Sie einen kurzen Aufbau für die häufigsten Notizarten, etwa Telefoninterview, Gesprächsauswertung und Kundenfeedback, und stellen Sie sie als gemeinsame Vorlagen bereit. Legen Sie mit Benutzerrollen und Zugriffsrechten fest, welche Notizen Hiring Manager oder Kunden sehen dürfen, damit interner Kontext intern bleibt.
Ein praktischer Einstieg
- Vereinbaren Sie, dass jede Notiz beschreibt, was passiert ist, was vereinbart wurde und was als Nächstes folgt
- Erstellen Sie kurze Vorlagen für Telefoninterviews, Gesprächsauswertungen und Kundenfeedback
- Verschieben Sie wiederkehrende Fakten wie Gehalt, Kündigungsfrist und Verfügbarkeit aus Notizen in Felder
- Lesen Sie eine Stichprobe der Notizen des letzten Monats und prüfen Sie, ob eine Kollegin oder ein Kollege damit weiterarbeiten könnte
- Erinnern Sie Ihr Team daran, dass Kandidaten Auskunft über ihre Notizen verlangen können
Eine Kandidatenhistorie, der Sie vertrauen können
Gute Notizen bedeuten nicht, mehr zu schreiben, sondern so zu schreiben, dass die nächste Person damit arbeiten kann. Mit vereinbarten Notizarten, Notizen mit Bezug zu Stellen und Kunden, Fakten in Feldern und einem sachlichen Ton wird Ihr Applicant Tracking System zu einer Historie, auf die sich das ganze Team verlassen kann. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Notizen, Felder und Vorlagen in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.