Jedes Recruiting-Team, das eine Weile mit einem Applicant Tracking System arbeitet, sieht dieselben Kandidaten wiederkommen. Jemand, der im vergangenen Jahr für eine Stelle abgelehnt wurde, bewirbt sich erneut auf eine neue Position, manchmal mit mehr Erfahrung, manchmal für eine ganz andere Rolle. Ohne klares Vorgehen lehnt ein Recruiter den Kandidaten wegen des alten Ergebnisses automatisch ab, während eine Kollegin die Bewerbung behandelt, als käme sie von jemand Neuem. Beides ist riskant: Sie verlieren gute Kandidaten oder führen eine Diskussion erneut, die bereits abgeschlossen war. Ein festes Vorgehen für erneute Bewerbungen hält die Beurteilung fair und die Historie nutzbar.
Die Situation unterscheidet sich je nach Segment. Recruiting-Agenturen sehen Kandidaten für Stellen bei verschiedenen Kunden wiederkommen und müssen wissen, welcher Kunde abgelehnt hat und warum. Zeitarbeitsunternehmen arbeiten mit großen Bewerberströmen, die sich nach einer Pause erneut registrieren. Entsendungs- und Beratungsunternehmen betrachten regelmäßig Berater erneut, die früher nicht passten, sich aber inzwischen weiterentwickelt haben. In der Executive Search kann ein Kandidat, der für ein Suchmandat nicht ausgewählt wurde, für das nächste sehr relevant sein. Interne Recruiting-Teams sehen frühere Bewerber für andere Abteilungen zurückkehren.
Die neue Bewerbung mit dem bestehenden Profil verknüpfen
Der erste Schritt ist zu erkennen, dass der Kandidat bereits bekannt ist. Prüfen Sie bei einer neuen Bewerbung anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name, ob bereits ein Profil existiert, und ergänzen Sie die Bewerbung in diesem Profil, statt ein zweites anzulegen, wie unter doppelte Kandidaten zusammenführen beschrieben. Behalten Sie die ursprüngliche Kandidatenquelle und erfassen Sie die Quelle der neuen Bewerbung separat, damit Sie später sehen, über welchen Kanal der Kandidat zurückgekommen ist.
Früheren Absagegrund und Datum ansehen
Eine frühere Absage ist eine Information, kein Urteil. Prüfen Sie, um welche Stelle es ging, wann es war und welcher standardisierte Absagegrund erfasst wurde. Eine Absage, weil dem Kandidaten vor drei Jahren noch ein bestimmtes Erfahrungsniveau fehlte, sagt wenig über heute aus. Eine Absage für eine andere Position, bei einem anderen Kunden oder an einem anderen Standort ist möglicherweise gar nicht relevant. Nur wenige Gründe, etwa ein sorgfältig dokumentiertes ernsthaftes Integritätsproblem, können rechtfertigen, erneut nicht weiterzumachen, und das sollte eine ausdrückliche und abgestimmte Entscheidung sein statt einer persönlichen Gewohnheit.
Den Kandidaten anhand der neuen Stelle beurteilen
Beurteilen Sie die neue Bewerbung anhand des strukturierten Briefings und der Eintrittskriterien der aktuellen Stelle, nicht der alten. Fragen Sie den Kandidaten, was sich seit der vorherigen Bewerbung geändert hat, etwa neue Erfahrung, Zertifikate, Verfügbarkeit oder Präferenzen, und aktualisieren Sie das Profil entsprechend. Verwenden Sie dieselben Vorauswahlfragen und denselben Bewertungsbogen wie für andere Bewerber, damit ein wiederkehrender Kandidat weder bevorzugt noch benachteiligt wird.
Eine Wartefrist vereinbaren, wenn Sie eine nutzen
Manche Teams vereinbaren, dass ein Kandidat, der nach einem Gespräch abgelehnt wurde, innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht erneut für dieselbe Art von Position berücksichtigt wird. Wenn Sie eine solche Regel nutzen, schreiben Sie sie fest, wenden Sie sie auf alle an und zeigen Sie sie im Profil, damit Recruiter nicht nach dem früheren Ergebnis suchen müssen. Für Agenturen ist außerdem wichtig, ob ein Kunde ausdrücklich gebeten hat, einen Kandidaten nicht mehr vorgestellt zu bekommen; erfassen Sie das beim Kunden, neben der Off-Limits-Vereinbarung, damit es nicht vergessen wird, wenn der Kandidat sich auf eine andere Stelle beim selben Kunden bewirbt.
Datenschutz und Aufbewahrungsfristen beachten
Frühere Informationen dürfen Sie nur nutzen, wenn Sie sie noch aufbewahren dürfen. Prüfen Sie die Aufbewahrungsfrist des Profils und ob der Kandidat der Aufnahme in den Talentpool zugestimmt hat. Hätten die früheren Daten gelöscht werden müssen, verwenden Sie sie nicht. Fragt ein Kandidat, was Sie zu früheren Bewerbungen erfasst haben, gilt das Vorgehen für ein Auskunftsersuchen. Halten Sie Ihre Kandidatennotizen sachlich und respektvoll, denn der Kandidat kann sie einsehen.
Klar mit dem Kandidaten kommunizieren
Ein wiederkehrender Bewerber fragt sich oft, ob die frühere Absage gegen ihn zählt. Bestätigen Sie den Eingang der Bewerbung und erklären Sie, dass sie anhand der aktuellen Stelle beurteilt wird. Halten Sie den Kandidaten in jeder Pipeline-Phase auf dem Laufenden und nutzen Sie gemeinsame Nachrichtenvorlagen für die Standardschritte. Sie können wiederkehrende Schritte automatisieren, etwa eine Aufgabe für den Verantwortlichen der Stelle, sobald sich ein bekannter Kandidat bewirbt. Intelligente Hinweise auf eine frühere Bewerbung können eine ergänzende Hilfe sein, doch wie der Kandidat beurteilt wird, entscheidet der Recruiter.
Ein praktischer Einstieg
- Prüfen Sie jede neue Bewerbung auf bestehende Profile, bevor Sie einen Datensatz anlegen
- Zeigen Sie frühere Stelle, Datum und Absagegrund im Profil
- Beurteilen Sie wiederkehrende Kandidaten anhand von Briefing und Kriterien der aktuellen Stelle
- Schreiben Sie eine etwaige Wartefrist oder einen Ausschluss durch den Kunden fest und wenden Sie sie einheitlich an
- Prüfen Sie Aufbewahrungsfristen und Einwilligung, bevor Sie frühere Informationen nutzen
- Besprechen Sie die Zahl wiederkehrender Bewerber und ihre Ergebnisse im wöchentlichen Review
Eine zweite Chance mit Kontext
Kandidaten, die sich erneut bewerben, sind oft motiviert und kennen Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden bereits. Mit einem Applicant Tracking System, das die neue Bewerbung mit dem bestehenden Profil verknüpft, das frühere Ergebnis im Kontext zeigt und für alle dieselben Kriterien anwendet, geben Sie ihnen eine faire zweite Chance, ohne zu verlieren, was Sie beim ersten Mal gelernt haben. Machen Sie erneute Bewerbungen zu einem festen Punkt in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review, und wenn Sie zuerst die eigene Datenbank durchsuchen, gehören frühere Bewerber oft zu den stärksten Treffern.