Fragt man Kandidaten, was sie im Bewerbungsprozess am meisten stört, ist die Antwort selten die Absage selbst. Es ist die Funkstille: eine Bewerbung, die verschwindet, ein Gespräch, auf das wochenlang nichts folgt, ein Recruiter, der nicht mehr antwortet, sobald ein anderer Kandidat vorne liegt. Diese Stille kostet Recruiting-Teams gute Kandidaten, die sich zurückziehen oder während des Wartens ein anderes Angebot annehmen. Mit einem Applicant Tracking System legen Sie je Pipeline-Phase fest, wann und wie Kandidaten von Ihnen hören, und sehen, wo dieses Versprechen nicht eingehalten wird. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Kandidaten in jeder Pipeline-Phase Ihres Applicant Tracking System auf dem Laufenden halten, ohne zusätzliche Handarbeit.
Was auf dem Spiel steht, unterscheidet sich je Segment. Recruitment-Agenturen sind auf Kandidaten angewiesen, die engagiert bleiben, während ein Kunde sich Zeit für die Entscheidung nimmt. Zeitarbeit arbeitet mit großen Volumen, bei denen eine kurze Statusnachricht verhindert, dass Kandidaten bei der nächsten Agentur unterschreiben. Entsendung hält Berater zwischen zwei Einsätzen informiert. Executive Search arbeitet mit erfahrenen Kandidaten, die persönliche und zeitnahe Updates erwarten. Interne Rekrutierung schützt die Arbeitgebermarke bei jedem Bewerber, der nie wieder etwas hört. Überall gilt derselbe Grundsatz: Kein Kandidat sollte nachfragen müssen, wo er steht.
Je Phase einen Kommunikationszeitpunkt vereinbaren
Beginnen Sie mit Ihren Pipeline-Phasen und halten Sie je Phase fest, was der Kandidat erfährt und innerhalb wie vieler Arbeitstage. Zum Beispiel: eine Bestätigung bei der Bewerbung, ein Ergebnis nach der ersten Prüfung, ein Statusupdate, solange das Profil beim Kunden oder Hiring Manager liegt, Rückmeldung nach jedem Gespräch und eine klare Nachricht, wenn der Prozess endet. Wenn diese Zeitpunkte Teil der Phasendefinition sind, ebenso wie schriftliche Eintrittskriterien, arbeitet jeder Recruiter nach demselben Standard.
Wartezeit sichtbar machen
Die meiste Funkstille entsteht, während ein Recruiter auf jemand anderen wartet: einen Kunden, der auf eine Vorstellung nicht reagiert, oder einen Hiring Manager, der kein Gesprächsfeedback teilt. Erfassen Sie eine Antwortfrist für Kandidatenvorstellungen und eine Antwortfrist für Feedback-Anfragen, und geben Sie jedem Kandidaten ein nächstes Aktionsdatum. Ihr Applicant Tracking System kann dann Kandidaten melden, die zu lange in einer Phase stehen, sodass der Recruiter weiß, wann ein kurzes Update fällig ist, auch wenn noch keine Entscheidung vorliegt.
Ein Update ohne Neuigkeit ist auch ein Update
Recruiter schweigen oft, weil sie nichts Neues zu berichten haben. Doch eine kurze Nachricht, dass die Entscheidung nächste Woche erwartet wird, hält einen Kandidaten weit besser bei der Stange als gar keine Nachricht. Bereiten Sie gemeinsame Nachrichtenvorlagen für die üblichen Situationen vor, etwa das Warten auf Kundenfeedback, eine zusätzliche Gesprächsrunde oder eine verschobene Entscheidung, und senden Sie sie über den vom Kandidaten bevorzugten Kanal. Der Recruiter ergänzt nur die persönlichen Details.
Mit jedem Kandidaten sauber abschließen
Jeder Kandidat, der die Pipeline verlässt, verdient eine klare Nachricht, ob er sich vor einer Stunde beworben oder das letzte Gespräch erreicht hat. Verknüpfen Sie die Nachricht mit dem erfassten Absagegrund, damit die Erklärung zur Entscheidung passt, und rufen Sie Kandidaten in späteren Phasen persönlich an. Gut behandelte Kandidaten bleiben offen für eine nächste Stelle. Das zählt, wenn Sie später zweitplatzierte Kandidaten aus dem Talentpool erneut ansprechen.
Routine automatisieren, Persönliches persönlich lassen
Eingangsbestätigungen und Statusnachrichten bei einem Phasenwechsel eignen sich gut zum Automatisieren wiederkehrender Schritte. Rückmeldung nach einem Gespräch, ein Angebot und eine Absage nach einem persönlichen Gespräch wirken besser vom Recruiter. Erfassen Sie jede Nachricht im Kandidatenprofil, damit eine Kollegin oder ein Kollege, die übernehmen, sieht, was dem Kandidaten wann mitgeteilt wurde.
Ein praktischer Einstieg
- Listen Sie Ihre Pipeline-Phasen auf und vereinbaren Sie je Phase, was der Kandidat erfährt und innerhalb wie vieler Arbeitstage
- Bereiten Sie Vorlagen für die häufigsten Wartesituationen und für jede Art von Absage vor
- Geben Sie jedem aktiven Kandidaten ein nächstes Aktionsdatum und prüfen Sie überfällige Updates wöchentlich
- Prüfen Sie, wie viele Kandidaten, die im letzten Monat die Pipeline verlassen haben, eine abschließende Nachricht erhielten
- Legen Sie fest, welche Nachrichten automatisch versendet werden und welche immer vom Recruiter kommen
Weniger Absprünge, ein besserer Ruf
Kandidaten auf dem Laufenden zu halten ist keine Frage des guten Willens, sondern des Prozesses. Mit Kommunikationszeitpunkten je Phase, sichtbaren Wartezeiten und jeder Nachricht im Kandidatenprofil hilft Ihr Applicant Tracking System Ihrem Team, dieses Versprechen bei jedem Kandidaten einzuhalten. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Pipeline-Phasen, Vorlagen und Wiedervorlagen in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.