Elk recruitmentteam dat een tijd met een Applicant Tracking System werkt, ziet dezelfde kandidaten terugkomen. Iemand die vorig jaar voor een vacature is afgewezen, solliciteert opnieuw op een nieuwe functie, soms met meer ervaring, soms voor een heel andere rol. Zonder vaste aanpak wijst de ene recruiter de kandidaat automatisch af vanwege de oude uitkomst, terwijl een collega de sollicitatie behandelt alsof die van iemand nieuws komt. Beide zijn riskant: u verliest goede kandidaten, of u voert opnieuw een discussie die al was afgerond. Een vaste werkwijze voor terugkerende sollicitanten houdt de beoordeling eerlijk en de geschiedenis bruikbaar.
De situatie verschilt per segment. Recruitmentbureaus zien kandidaten terugkomen voor vacatures bij verschillende klanten en moeten weten welke klant nee zei en waarom. Uitzendorganisaties werken met grote stromen sollicitanten die zich na een periode opnieuw inschrijven. Detacheerders bekijken regelmatig consultants opnieuw die eerder niet geschikt waren, maar inmiddels zijn gegroeid. In executive search kan een kandidaat die voor de ene searchopdracht niet is gekozen, zeer relevant zijn voor de volgende. Interne recruitmentteams zien oud-sollicitanten terugkomen voor andere afdelingen.
Koppel de nieuwe sollicitatie aan het bestaande profiel
De eerste stap is herkennen dat de kandidaat al bekend is. Controleer bij een nieuwe sollicitatie op e-mailadres, telefoonnummer en naam of er al een profiel bestaat, en voeg de sollicitatie aan dat profiel toe in plaats van een tweede aan te maken, zoals beschreven bij dubbele kandidaten samenvoegen. Bewaar de oorspronkelijke kandidaatbron en leg de bron van de nieuwe sollicitatie apart vast, zodat u later ziet via welk kanaal de kandidaat is teruggekomen.
Bekijk de eerdere afwijsreden en datum
Een eerdere afwijzing is informatie, geen oordeel. Kijk om welke vacature het ging, wanneer het was en welke gestandaardiseerde afwijsreden is vastgelegd. Een afwijzing omdat de kandidaat drie jaar geleden nog niet het gewenste ervaringsniveau had, zegt weinig over vandaag. Een afwijzing voor een andere functie, bij een andere klant of op een andere locatie is mogelijk helemaal niet relevant. Slechts enkele redenen, bijvoorbeeld een zorgvuldig gedocumenteerd ernstig integriteitsprobleem, kunnen rechtvaardigen dat u opnieuw niet verdergaat, en dat hoort een expliciete en afgesproken beslissing te zijn in plaats van een persoonlijke gewoonte.
Beoordeel de kandidaat op de nieuwe functie
Beoordeel de nieuwe sollicitatie aan de hand van de gestructureerde briefing en de instapcriteria van de huidige vacature, niet van de oude. Vraag de kandidaat wat er sinds de vorige sollicitatie is veranderd, zoals nieuwe ervaring, certificaten, beschikbaarheid of voorkeuren, en werk het profiel daarop bij. Gebruik dezelfde screeningsvragen en hetzelfde scoreformulier als voor andere sollicitanten, zodat een terugkerende kandidaat niet wordt bevoordeeld of benadeeld.
Spreek een wachttermijn af, als u die hanteert
Sommige teams spreken af dat een kandidaat die na een gesprek is afgewezen, binnen een bepaalde periode niet opnieuw in aanmerking komt voor hetzelfde type functie. Hanteert u zo’n regel, leg die dan vast, pas die op iedereen toe en toon die op het profiel, zodat recruiters niet naar de eerdere uitkomst hoeven te zoeken. Voor bureaus is het ook van belang of een klant uitdrukkelijk heeft gevraagd een kandidaat niet meer voorgesteld te krijgen; leg dat vast bij de klant, naast de off-limitsafspraak, zodat het niet wordt vergeten wanneer de kandidaat terugkomt voor een andere vacature bij dezelfde klant.
Respecteer privacy en bewaartermijnen
U kunt eerdere informatie alleen gebruiken als u die nog mag bewaren. Controleer de bewaartermijn van het profiel en of de kandidaat heeft ingestemd met opname in de talentpool. Als de eerdere gegevens verwijderd hadden moeten zijn, gebruikt u ze niet. Vraagt een kandidaat wat u over eerdere sollicitaties hebt vastgelegd, dan geldt de werkwijze voor een inzageverzoek. Houd uw kandidaatnotities feitelijk en respectvol, omdat de kandidaat ze kan terugzien.
Communiceer helder met de kandidaat
Een terugkerende sollicitant vraagt zich vaak af of de eerdere afwijzing tegen hem of haar telt. Bevestig de ontvangst van de sollicitatie en leg uit dat die wordt beoordeeld op de huidige vacature. Houd de kandidaat in elke pipelinefase op de hoogte en gebruik gedeelde berichtsjablonen voor de standaardstappen. U kunt terugkerende stappen automatiseren, zoals een taak voor de eigenaar van de vacature wanneer een bekende kandidaat solliciteert. Slimme suggesties die op een eerdere sollicitatie wijzen, kunnen een aanvullend hulpmiddel zijn, maar de recruiter bepaalt hoe de kandidaat wordt beoordeeld.
Een praktische start
- Controleer elke nieuwe sollicitatie op bestaande profielen voordat u een record aanmaakt
- Toon de eerdere vacature, datum en afwijsreden op het profiel
- Beoordeel terugkerende kandidaten op de briefing en criteria van de huidige vacature
- Leg een eventuele wachttermijn of uitsluiting door een klant vast en pas die consequent toe
- Controleer bewaartermijnen en toestemming voordat u eerdere informatie gebruikt
- Bespreek het aantal terugkerende sollicitanten en hun uitkomsten in de wekelijkse review
Een tweede kans met context
Kandidaten die opnieuw solliciteren, zijn vaak gemotiveerd en kennen uw organisatie of uw klanten al. Met een Applicant Tracking System dat de nieuwe sollicitatie aan het bestaande profiel koppelt, de eerdere uitkomst in context toont en voor iedereen dezelfde criteria hanteert, geeft u hen een eerlijke tweede kans zonder te verliezen wat u de eerste keer hebt geleerd. Maak terugkerende sollicitanten een vast punt in uw wekelijkse pipelinereview, en wanneer u eerst uw eigen database doorzoekt, horen eerdere sollicitanten vaak bij de sterkste matches.