Een uitzendbureau krijgt een aanvraag voor acht orderpickers voor een distributiecentrum, met een start in twee groepen. Een recruiter plaatst in de eerste week drie mensen, een collega presenteert er nog vier, en de klant bevestigt er twee telefonisch aan de vestigingsmanager. Daarna meldt de klant terloops dat de tweede groep is teruggebracht tot drie. Twee weken later kan niemand met zekerheid zeggen hoeveel posities nog openstaan: de vacature staat op ‘open’, de klant ontvangt kandidaten die hij niet meer nodig heeft, en één bevestigde kandidaat hoort nooit een startdatum. Niemand heeft iets fout gedaan; het aantal leefde alleen in e-mails en in het geheugen in plaats van in de vacature. Dit artikel legt uit waarom elke vacature met meerdere plaatsingen in uw Applicant Tracking System een vastgelegd aantal posities nodig heeft: waarom het aantal verloren gaat, wat het is en wat niet, wat u vastlegt, hoe u het aantal afspreekt voordat de werving start, hoe u het bijhoudt als de aanvraag verandert, hoe u de pipeline per openstaande positie stuurt en hoe u met uw eigen gegevens controleert of uw vacatures met meerdere plaatsingen echt onder controle zijn.
Een vastgelegd aantal posities weegt het zwaarst voor uitzendbureaus, die volumeaanvragen voor hetzelfde profiel invullen, vaak in groepen en over meerdere diensten. Detacheerders bemensen projectteams waarin meerdere consultants met hetzelfde profiel op verschillende momenten starten. Interne recruitmentteams werven meerdere klantenservicemedewerkers, chauffeurs of seizoenskrachten binnen één goedgekeurd budget. Recruitmentbureaus krijgen regelmatig een aanvraag voor twee of drie ontwikkelaars of engineers tegelijk, en zelfs executive search-bureaus vullen soms meer dan één plaats in een directieteam in. Steeds is de vraag dezelfde: hoeveel mensen zijn er gevraagd, hoeveel zijn er geplaatst, en hoeveel posities staan er echt nog open?
Waarom het aantal verloren gaat
- Het aantal posities wordt in het gesprek met de klant genoemd, maar de vacature heeft alleen de status open of gesloten
- Elke wijziging in de aanvraag — één erbij, twee minder, een latere tweede groep — komt telefonisch of per e-mail binnen en wordt nergens centraal vastgelegd
- Meerdere recruiters werken aan dezelfde vacature en ieder houdt een eigen telling bij
- De vacature wordt gesloten na de eerste plaatsing, of blijft open na de laatste
- Een kandidaat die voor de startdatum afhaakt, laat een positie open die niemand opmerkt
Niets hiervan is slordig werk. Een aanvraag voor meerdere mensen voelt als één opdracht, terwijl het in feite meerdere posities zijn die elk een eigen kandidaat, startdatum en uitkomst nodig hebben.
Wat een vastgelegd aantal posities is, en wat niet
Een vastgelegd aantal posities is het afgesproken aantal plaatsen op één vacature, bijgehouden in de vacature zelf, samen met de status van elke positie: open, ingevuld met een benoemde plaatsing, of vervallen met een reden. Het aantal ingevulde posities volgt uit de plaatsingen die u vastlegt, niet uit een aparte telling, zodat de vacature op elk moment laat zien hoeveel mensen er nog nodig zijn.
Het is geen prognose en geen verlanglijst. Een klant die ‘misschien tot tien mensen’ nodig heeft, heeft niet om tien gevraagd; leg het bevestigde aantal vast en noteer de mogelijke uitbreiding apart. Het is ook geen reden om dezelfde vacature acht keer te kopiëren. Houd één vacature met meerdere posities aan als de functie, de voorwaarden en de eisen gelijk zijn. Splits in aparte vacatures als de posities verschillen op een punt dat voor kandidaten telt, zoals een andere standplaats, een andere contractvorm of andere eisen, zodat elke vacature haar eigen gestructureerde briefing houdt.
Wat u vastlegt
Houd de opbouw zo eenvoudig dat het hele team hem op dezelfde manier invult:
- Bevestigd aantal posities — het aantal mensen dat de klant of de hiring manager heeft bevestigd, met de datum en de naam van wie het bevestigde
- Positieregels — één regel per positie of per groep gelijke posities, met de geplande startdatum of groep, en waar relevant de standplaats of dienst
- Status per positie — open, ingevuld of vervallen; een ingevulde positie is gekoppeld aan de plaatsing en de kandidaat, een vervallen positie krijgt een korte standaardreden
- Wijzigingen in het aantal — elke verhoging of verlaging vastgelegd met de datum, de persoon die erom vroeg en de reden, zodat de geschiedenis zichtbaar blijft
- Eigenaar — de ene eigenaar van de vacature, die het aantal bijhoudt, ook als meerdere recruiters kandidaten presenteren
- Sluitregel — de vacature is pas ingevuld als elke bevestigde positie is ingevuld of vervallen, niet na de eerste plaatsing
Spreek het aantal af voordat de werving start
Het aantal posities hoort in de briefing en in de goedkeuring voor de start van de werving. Voor een intern team hoort het aantal posities overeen te komen met het goedgekeurde budget of formatieplan, en een verhoging vraagt dezelfde goedkeuring als een nieuwe vacature. Voor een bureau is het bevestigde aantal onderdeel van de afgesproken voorwaarden met de klant: welke voorwaarden per plaatsing gelden, of een lager aantal iets verandert, en wat er gebeurt als de klant zelf posities invult. Vraag de klant hoeveel mensen hij per startdatum nodig heeft, niet alleen in totaal, en leg beide vast. Een aantal zonder data zegt weinig over hoe hard uw team deze week moet werken.
Houd het aantal bij als de aanvraag verandert
Aanvragen voor meerdere mensen veranderen vaker dan losse vacatures. Voegt de klant posities toe of haalt hij er weg, leg dan het nieuwe aantal vast met datum en reden, en informeer iedereen die aan de vacature werkt. Trekt een bevestigde kandidaat zich voor de start terug, leg dan de reden van terugtrekking vast en zet de positie dezelfde dag terug op open; een positie is pas ingevuld als de startdatum is bevestigd. Vertrekt een geplaatste kandidaat tijdens de garantieperiode, heropen de positie dan als nieuwe regel in plaats van de geschiedenis aan te passen. Stopt de klant met de resterende posities, laat ze dan vervallen met een reden en leg de sluitreden voor de vacature als geheel vast.
Stuur de pipeline per openstaande positie
Met een vastgelegd aantal posities vergelijkt u de pipeline met het aantal posities dat nog openstaat, in plaats van naar een lange lijst namen te kijken. Drie open posities met twee kandidaten in de gespreksfase en niemand in de selectie betekent dat uw team nu moet werven, niet volgende week. Tien gepresenteerde kandidaten voor twee resterende posities betekent dat de klant meer mensen beoordeelt dan hij nodig heeft, en dat sommige kandidaten tevergeefs wachten. Combineer het aantal voor uitzenddesks met de bevestigde beschikbaarheid van flexkandidaten, zodat u alleen mensen voorstelt die op de geplande datum kunnen starten. Controleer op dubbele presentaties als meerdere recruiters aan dezelfde vacature werken, en laat de overige kandidaten tijdig weten wanneer alle posities zijn ingevuld; houd de sterkste in uw talentpool.
Meet de doorlooptijd per positie
Eén cijfer voor de doorlooptijd tot invulling per vacature verbergt wat er gebeurt bij een aanvraag voor meerdere mensen. Leg de datum vast waarop elke positie is ingevuld, zodat u de tijd tot de eerste plaatsing ziet, de tijd tot de laatste plaatsing en de posities die het langst openstaan. Vergelijk die data met de streefdatum voor invulling per groep. Een vacature waarbij zeven van de acht posities snel zijn ingevuld en één maandenlang openstaat, vertelt een ander verhaal dan een gemiddelde doet vermoeden, en wijst op de vragen die u de klant stelt: zijn de eisen voor die laatste positie anders, of is de dienst minder aantrekkelijk?
Laat het systeem helpen
Verschillende stappen rond het aantal posities herhalen zich bij elke vacature met meerdere plaatsingen en lenen zich voor automatisering: de vacature pas op ingevuld zetten als elke bevestigde positie is ingevuld of vervallen, een waarschuwing als plaatsingen het bevestigde aantal zouden overschrijden, een herinnering als er na de streefdatum nog posities openstaan, en een positie terugzetten op open als een bevestigde kandidaat zich terugtrekt. Een hulpmiddel op basis van kunstmatige intelligentie kan vanuit de vastgelegde posities een korte statusupdate voor de klant opstellen, of samenvatten welke posities risico lopen. De recruiter controleert de aantallen, beslist en verstuurt de update; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en wijzigt het aantal posities niet zelfstandig.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Alleen de status open of gesloten — zonder aantal weet niemand of een vacature nog één of nog vijf mensen nodig heeft
- Het aantal wijzigen zonder geschiedenis — wie acht overschrijft met vijf, verliest de reden en het moment waarop de klant van gedachten veranderde
- Presentaties tellen als ingevuld — een positie is ingevuld als een plaatsing en startdatum zijn bevestigd, niet als een kandidaat is voorgesteld
- Sluiten na de eerste plaatsing — de resterende posities verdwijnen uit elk overzicht terwijl de klant nog kandidaten verwacht
- Kopieën van dezelfde vacature — acht gelijke vacatures versnipperen de pipeline, de geschiedenis en de rapportages
Vragen die teams stellen
- Wanneer gebruiken we één vacature met meerdere posities, en wanneer aparte vacatures? — Gebruik één vacature als functie, voorwaarden en eisen gelijk zijn; splits als standplaats, contractvorm of eisen verschillen op een punt dat voor kandidaten telt
- En als de klant een bandbreedte noemt in plaats van een aantal? — Leg het bevestigde minimum vast als aantal posities en noteer de mogelijke uitbreiding; verhoog het aantal pas als de klant het bevestigt
- En doorlopende aanvragen zonder einde, zoals een vaste afspraak voor flexkrachten? — Leg elke periode of groep vast als eigen set posities, zodat u blijft zien wat er is gevraagd en wat er is geleverd
- Wie mag het aantal posities wijzigen? — Spreek af dat de eigenaar van de vacature wijzigingen vastlegt, altijd met de naam van de contactpersoon bij de klant of de budgethouder die erom vroeg
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel vanuit uw eigen gegevens, per vacature en per klant: hoeveel vacatures met meerdere plaatsingen geen vastgelegd aantal posities hebben, hoeveel posities zijn bevestigd, ingevuld en vervallen, hoeveel vacatures zijn gesloten terwijl er nog posities openstonden, hoeveel posities zijn heropend na een terugtrekking of een vroegtijdig vertrek, en de tijd van de eerste tot de laatste plaatsing. Bekijk die cijfers naast uw doorlooptijd tot invulling, en bespreek openstaande posities per vacature in uw wekelijkse pipelinereview. Vermeld bij elk cijfer het aantal vacatures en posities waarop het berust. Vergelijk niet met branchegemiddelden; het verschil tussen wat uw klanten hebben gevraagd en wat uw gegevens laten zien, is het getal dat telt.
Zo begint u
- Voeg aan elke vacature een bevestigd aantal posities toe, met de datum en de persoon die het bevestigde
- Spreek met uw recruiters af wanneer u één vacature met meerdere posities gebruikt en wanneer u splitst
- Spreek een korte lijst af van standaardredenen voor vervallen posities en wijzigingen in het aantal
- Sluit een vacature pas als elke bevestigde positie is ingevuld of vervallen
- Bespreek openstaande posities per vacature eenmaal per week, te beginnen bij vacatures die hun streefdatum voor invulling zijn gepasseerd
Elke positie telt
Een aanvraag voor meerdere mensen is een belofte om een aantal posities in te vullen, niet alleen één vacature. Leg het bevestigde aantal vast in de vacature, geef elke positie een status en een startdatum, leg elke wijziging met de reden vast, stuur de pipeline op de posities die nog openstaan en sluit de vacature pas als de laatste positie is ingevuld of vervallen. Bekijk het product of plan een demo — wij laten zien hoe vacatures, posities en plaatsingen in BoldATS voor uw segment worden ingericht.