Ein Personaldienstleister erhält eine Anfrage für acht Kommissionierer für ein Distributionszentrum, mit Start in zwei Gruppen. Ein Recruiter besetzt in der ersten Woche drei Positionen, eine Kollegin stellt vier weitere Kandidaten vor, und der Kunde bestätigt zwei davon telefonisch beim Niederlassungsleiter. Danach erwähnt der Kunde nebenbei, dass die zweite Gruppe auf drei Personen reduziert wurde. Zwei Wochen später kann niemand mit Sicherheit sagen, wie viele Positionen noch offen sind: Die Stelle steht auf „offen“, der Kunde erhält Kandidaten, die er nicht mehr braucht, und ein bestätigter Kandidat erfährt nie einen Starttermin. Niemand hat etwas falsch gemacht; die Zahl lebte nur in E-Mails und im Gedächtnis statt in der Stelle. Dieser Artikel erklärt, warum jede Stelle mit mehreren Positionen in Ihrem Applicant Tracking System eine erfasste Positionsanzahl braucht: warum die Zahl verloren geht, was sie ist und was nicht, was Sie erfassen, wie Sie die Zahl vor Beginn der Suche vereinbaren, wie Sie sie bei Änderungen der Anfrage aktuell halten, wie Sie die Pipeline pro offener Position steuern und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob Ihre Stellen mit mehreren Positionen wirklich unter Kontrolle sind.
Eine erfasste Positionsanzahl zählt am meisten für Anbieter in der Zeitarbeit, die Volumenanfragen für dasselbe Profil besetzen, oft in Gruppen und über mehrere Schichten. Anbieter im Bereich Entsendung besetzen Projektteams, in denen mehrere Berater mit demselben Profil zu unterschiedlichen Zeitpunkten starten. Teams der internen Rekrutierung stellen mehrere Mitarbeitende im Kundenservice, Fahrer oder Saisonkräfte im Rahmen eines freigegebenen Budgets ein. Recruitment-Agenturen erhalten regelmäßig Anfragen für zwei oder drei Entwickler oder Ingenieure gleichzeitig, und selbst Executive-Search-Beratungen besetzen manchmal mehr als einen Sitz in einem Führungsteam. Immer lautet die Frage gleich: Wie viele Personen wurden angefragt, wie viele sind besetzt, und wie viele Positionen sind wirklich noch offen?
Warum die Zahl verloren geht
- Die Anzahl der Positionen wird im Gespräch mit dem Kunden genannt, aber die Stelle hat nur den Status offen oder geschlossen
- Jede Änderung der Anfrage — eine Person mehr, zwei weniger, eine spätere zweite Gruppe — kommt per Telefon oder E-Mail und wird nirgends zentral erfasst
- Mehrere Recruiter arbeiten an derselben Stelle, und jeder führt eine eigene Zählung
- Die Stelle wird nach der ersten Besetzung geschlossen oder bleibt nach der letzten offen
- Ein Kandidat, der vor dem Starttermin abspringt, hinterlässt eine offene Position, die niemand bemerkt
Nichts davon ist nachlässige Arbeit. Eine Anfrage für mehrere Personen fühlt sich wie ein Auftrag an, obwohl es in Wahrheit mehrere Positionen sind, die jeweils einen eigenen Kandidaten, Starttermin und ein eigenes Ergebnis brauchen.
Was eine erfasste Positionsanzahl ist, und was nicht
Eine erfasste Positionsanzahl ist die vereinbarte Zahl der Positionen einer Stelle, geführt in der Stelle selbst, zusammen mit dem Status jeder Position: offen, besetzt mit einer benannten Besetzung oder entfallen mit einem Grund. Die Zahl der besetzten Positionen ergibt sich aus den erfassten Besetzungen, nicht aus einer separaten Zählung, sodass die Stelle jederzeit zeigt, wie viele Personen noch gebraucht werden.
Sie ist keine Prognose und keine Wunschliste. Ein Kunde, der „vielleicht bis zu zehn Personen“ braucht, hat nicht zehn angefragt; erfassen Sie die bestätigte Zahl und notieren Sie die mögliche Erweiterung separat. Sie ist auch kein Grund, dieselbe Stelle achtmal zu kopieren. Führen Sie eine Stelle mit mehreren Positionen, wenn Tätigkeit, Konditionen und Anforderungen gleich sind. Teilen Sie in separate Stellen auf, wenn sich die Positionen in einem für Kandidaten wichtigen Punkt unterscheiden, etwa beim Arbeitsort, bei der Vertragsart oder bei den Anforderungen, damit jede Stelle ihr eigenes strukturiertes Briefing behält.
Was Sie erfassen
Halten Sie den Aufbau so einfach, dass das ganze Team ihn auf dieselbe Weise ausfüllt:
- Bestätigte Positionsanzahl — die Zahl der Personen, die der Kunde oder der Hiring Manager bestätigt hat, mit Datum und dem Namen der Person, die sie bestätigt hat
- Positionszeilen — eine Zeile pro Position oder pro Gruppe gleicher Positionen, mit geplantem Starttermin oder Gruppe und, wo relevant, Arbeitsort oder Schicht
- Status pro Position — offen, besetzt oder entfallen; eine besetzte Position ist mit der Besetzung und dem Kandidaten verknüpft, eine entfallene erhält einen kurzen Standardgrund
- Änderungen der Zahl — jede Erhöhung oder Reduzierung mit Datum, der anfragenden Person und dem Grund erfasst, damit die Historie sichtbar bleibt
- Verantwortlicher — der eine Verantwortliche der Stelle, der die Zahl aktuell hält, auch wenn mehrere Recruiter Kandidaten vorstellen
- Abschlussregel — die Stelle gilt erst als besetzt, wenn jede bestätigte Position besetzt oder entfallen ist, nicht nach der ersten Besetzung
Die Zahl vor Beginn der Suche vereinbaren
Die Positionsanzahl gehört in das Briefing und in die Freigabe vor der Suche. Bei einem internen Team sollte die Zahl der Positionen dem freigegebenen Budget oder Stellenplan entsprechen, und eine Erhöhung braucht dieselbe Freigabe wie eine neue Stelle. Bei einer Agentur ist die bestätigte Zahl Teil der vereinbarten Konditionen mit dem Kunden: welche Konditionen pro Besetzung gelten, ob eine geringere Zahl etwas ändert und was passiert, wenn der Kunde Positionen selbst besetzt. Fragen Sie den Kunden, wie viele Personen er pro Starttermin braucht, nicht nur insgesamt, und erfassen Sie beides. Eine Zahl ohne Termine sagt wenig darüber, wie viel Ihr Team in dieser Woche leisten muss.
Die Zahl bei Änderungen der Anfrage aktuell halten
Anfragen für mehrere Personen ändern sich häufiger als einzelne Stellen. Fügt der Kunde Positionen hinzu oder streicht er welche, erfassen Sie die neue Zahl mit Datum und Grund und informieren alle, die an der Stelle arbeiten. Zieht sich ein bestätigter Kandidat vor dem Start zurück, erfassen Sie den Rückzugsgrund und setzen die Position am selben Tag wieder auf offen; eine Position ist erst besetzt, wenn der Starttermin bestätigt ist. Verlässt ein besetzter Kandidat das Unternehmen während der Garantiezeit, öffnen Sie die Position als neue Zeile, statt die Historie zu ändern. Stoppt der Kunde die verbleibenden Positionen, lassen Sie sie mit einem Grund entfallen und erfassen den Schließgrund für die Stelle als Ganzes.
Die Pipeline pro offener Position steuern
Mit einer erfassten Positionsanzahl vergleichen Sie die Pipeline mit der Zahl der noch offenen Positionen, statt auf eine lange Namensliste zu schauen. Drei offene Positionen mit zwei Kandidaten in der Gesprächsphase und niemandem in der Vorauswahl bedeuten, dass Ihr Team jetzt suchen muss, nicht nächste Woche. Zehn vorgestellte Kandidaten für zwei verbleibende Positionen bedeuten, dass der Kunde mehr Personen prüft, als er braucht, und dass manche Kandidaten vergeblich warten. Verbinden Sie die Zahl in der Zeitarbeit mit der bestätigten Verfügbarkeit von Flexkandidaten, damit Sie nur Personen vorschlagen, die zum geplanten Termin starten können. Prüfen Sie auf doppelte Vorstellungen, wenn mehrere Recruiter an derselben Stelle arbeiten, und informieren Sie die übrigen Kandidaten rechtzeitig, wenn alle Positionen besetzt sind; behalten Sie die stärksten in Ihrem Talentpool.
Die Besetzungsdauer pro Position messen
Eine einzige Zahl zur Besetzungsdauer pro Stelle verdeckt, was bei einer Anfrage für mehrere Personen geschieht. Erfassen Sie das Datum, an dem jede Position besetzt wird, damit Sie die Zeit bis zur ersten Besetzung, die Zeit bis zur letzten Besetzung und die am längsten offenen Positionen sehen. Vergleichen Sie diese Daten mit dem Ziel-Besetzungsdatum pro Gruppe. Eine Stelle, bei der sieben von acht Positionen schnell besetzt wurden und eine monatelang offen bleibt, erzählt eine andere Geschichte, als ein Durchschnitt vermuten lässt, und zeigt, welche Fragen Sie dem Kunden stellen sollten: Sind die Anforderungen für diese letzte Position anders, oder ist die Schicht weniger attraktiv?
Lassen Sie das System helfen
Mehrere Schritte rund um die Positionsanzahl wiederholen sich bei jeder Stelle mit mehreren Positionen und eignen sich zur Automatisierung: die Stelle erst auf besetzt setzen, wenn jede bestätigte Position besetzt oder entfallen ist, ein Hinweis, wenn Besetzungen die bestätigte Zahl überschreiten würden, eine Erinnerung, wenn nach dem Ziel-Besetzungsdatum noch Positionen offen sind, und eine Position wieder auf offen setzen, wenn sich ein bestätigter Kandidat zurückzieht. Ein Hilfsmittel auf Basis künstlicher Intelligenz kann aus den erfassten Positionen ein kurzes Status-Update für den Kunden entwerfen oder zusammenfassen, welche Positionen gefährdet sind. Die Recruiterin oder der Recruiter prüft die Zahlen, entscheidet und versendet das Update; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und ändert die Positionsanzahl nicht selbstständig.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Nur der Status offen oder geschlossen — ohne Zahl weiß niemand, ob eine Stelle noch eine oder noch fünf Personen braucht
- Die Zahl ohne Historie ändern — wer acht mit fünf überschreibt, verliert den Grund und den Zeitpunkt, an dem der Kunde seine Meinung geändert hat
- Vorstellungen als besetzt zählen — eine Position ist besetzt, wenn eine Besetzung und ein Starttermin bestätigt sind, nicht wenn ein Kandidat vorgeschlagen wurde
- Nach der ersten Besetzung schließen — die verbleibenden Positionen verschwinden aus jeder Übersicht, während der Kunde noch Kandidaten erwartet
- Kopien derselben Stelle — acht gleiche Stellen zersplittern die Pipeline, die Historie und die Auswertungen
Fragen, die Teams stellen
- Wann nutzen wir eine Stelle mit mehreren Positionen, und wann separate Stellen? — Nutzen Sie eine Stelle, wenn Tätigkeit, Konditionen und Anforderungen gleich sind; teilen Sie auf, wenn Arbeitsort, Vertragsart oder Anforderungen sich in einem für Kandidaten wichtigen Punkt unterscheiden
- Was, wenn der Kunde eine Spanne statt einer Zahl nennt? — Erfassen Sie das bestätigte Minimum als Positionsanzahl und notieren Sie die mögliche Erweiterung; erhöhen Sie die Zahl erst, wenn der Kunde sie bestätigt
- Was ist mit laufenden Anfragen ohne Ende, etwa einem Rahmenauftrag für Zeitarbeitskräfte? — Erfassen Sie jeden Zeitraum oder jede Gruppe als eigenen Satz von Positionen, damit Sie weiterhin sehen, was angefragt und was geliefert wurde
- Wer darf die Positionsanzahl ändern? — Vereinbaren Sie, dass der Verantwortliche der Stelle Änderungen erfasst, immer mit dem Namen der Kontaktperson beim Kunden oder der budgetverantwortlichen Person, die sie angefragt hat
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, pro Stelle und pro Kunde: wie viele Stellen mit mehreren Positionen keine erfasste Positionsanzahl haben, wie viele Positionen bestätigt, besetzt und entfallen sind, wie viele Stellen geschlossen wurden, während noch Positionen offen waren, wie viele Positionen nach einem Rückzug oder einem frühen Ausscheiden wieder geöffnet wurden, sowie die Zeit von der ersten bis zur letzten Besetzung. Betrachten Sie diese Zahlen zusammen mit Ihrer Besetzungsdauer, und besprechen Sie offene Positionen pro Stelle in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Stellen und Positionen, auf der sie beruht. Vergleichen Sie sich nicht mit Branchendurchschnitten; die Lücke zwischen dem, was Ihre Kunden angefragt haben, und dem, was Ihre Daten zeigen, ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Einstieg
- Ergänzen Sie jede Stelle um eine bestätigte Positionsanzahl, mit Datum und der Person, die sie bestätigt hat
- Vereinbaren Sie mit Ihren Recruitern, wann Sie eine Stelle mit mehreren Positionen nutzen und wann Sie aufteilen
- Vereinbaren Sie eine kurze Liste von Standardgründen für entfallene Positionen und Änderungen der Zahl
- Schließen Sie eine Stelle erst, wenn jede bestätigte Position besetzt oder entfallen ist
- Besprechen Sie offene Positionen pro Stelle einmal pro Woche, beginnend mit Stellen, deren Ziel-Besetzungsdatum überschritten ist
Jede Position zählt
Eine Anfrage für mehrere Personen ist das Versprechen, eine bestimmte Zahl von Positionen zu besetzen, nicht nur eine Stelle. Erfassen Sie die bestätigte Zahl in der Stelle, geben Sie jeder Position einen Status und einen Starttermin, erfassen Sie jede Änderung mit Grund, steuern Sie die Pipeline nach den noch offenen Positionen und schließen Sie die Stelle erst, wenn die letzte Position besetzt oder entfallen ist. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Stellen, Positionen und Besetzungen in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.