Eine Kollegin leitet einen Lebenslauf weiter mit dem Hinweis „guter Bekannter von mir, einen Anruf wert“. Ein vermittelter Kandidat erwähnt einen früheren Kollegen, der Interesse haben könnte. Ein Ansprechpartner beim Kunden empfiehlt jemanden aus seinem Netzwerk. Drei Wochen später weiß niemand mehr, wer den Namen weitergegeben hat, der empfohlene Kandidat hat nichts gehört und die empfehlende Person fragt sich, warum sie sich die Mühe gemacht hat. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Kandidatenempfehlungen in Ihrem Applicant Tracking System erfassen und nachverfolgen: warum Empfehlungen verloren gehen, was als Empfehlung gilt, was Sie beim Eingang erfassen, wie Sie innerhalb einer festen Frist nachfassen, wie Sie die empfehlende Person informiert halten, wie Sie den Prozess fair halten, wie sich das Vorgehen je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob Empfehlungen wirklich zu guten Einstellungen führen.
Empfehlungen sind in jedem Segment wichtig, auf unterschiedliche Weise. Teams der internen Rekrutierung betreiben oft ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm und müssen genau wissen, wer wen empfohlen hat. Recruitment-Agenturen erhalten Namen von vermittelten Kandidaten und Ansprechpartnern beim Kunden. Executive-Search-Beratungen arbeiten mit Quellen, die Führungskandidaten nennen, ohne selbst genannt werden zu wollen. Zeitarbeits-Teams sehen, wie Poolkandidaten Freunde und Familie für dieselben Schichten mitbringen. Entsendungs-Unternehmen hören von Beratern über frühere Kollegen, die einen neuen Einsatz suchen. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Wird die Empfehlung mit der empfehlenden Person erfasst, rechtzeitig nachverfolgt und mit einem Ergebnis abgeschlossen, oder hängt es davon ab, wer die Nachricht zufällig gelesen hat?
Warum Empfehlungen verloren gehen
- Die Empfehlung kommt per E-Mail, Chat oder im Gespräch auf dem Flur und erreicht nie das Kandidatenprofil
- Der Kandidat wird angelegt, aber ohne den Namen der empfehlenden Person, sodass die Verbindung verloren geht
- Niemand ist für das Nachfassen verantwortlich, sodass der empfohlene Kandidat wochenlang wartet oder nie kontaktiert wird
- Die empfehlende Person erfährt nie, was passiert ist, und gibt keine Namen mehr weiter
- Ein Kandidat, der sich bereits beworben hatte, wird erneut als Empfehlung angelegt, mit einem zweiten Profil und Streit darüber, wer ihn zuerst gefunden hat
Das Ergebnis: Gute Kandidaten gehen verloren, Empfehlende verlieren das Interesse und niemand kann sagen, ob sich Empfehlungen lohnen.
Was als Empfehlung gilt
Vereinbaren Sie eine Definition und verwenden Sie sie jedes Mal gleich. Eine praktische Definition: Eine Empfehlung ist ein Kandidat, dessen Name von einer bekannten Person weitergegeben wurde, etwa einem Mitarbeiter, einem vermittelten Kandidaten, einem Ansprechpartner beim Kunden oder einem anderen Kandidaten, bevor der Kandidat für diese Stelle oder in diesem Zeitraum bereits in Ihren Daten war. Erfassen Sie Empfehlung als Kandidatenquelle bei der ersten Bewerbung, mit der Art der empfehlenden Person als fester Unterquelle: Mitarbeiter, vermittelter Kandidat, Ansprechpartner Kunde, anderer Kandidat oder Netzwerkkontakt. Trennen Sie dies von internen Bewerbern, die sich selbst auf eine Stelle bewerben, und von Kandidaten, die der Recruiter selbst gefunden hat. War der Kandidat bereits in Ihren Daten, legt die Empfehlung kein neues Profil an: Prüfen Sie zuerst, ob ein Profil existiert, und führen Sie zusammen, statt ein zweites Profil anzulegen, mit der Empfehlung als neuem Ereignis.
Was Sie beim Eingang einer Empfehlung erfassen
Halten Sie die Erfassung kurz und für alle gleich:
- Die empfehlende Person — wer den Namen weitergegeben hat, verknüpft mit deren eigenem Kontakt- oder Mitarbeiterprofil, nicht nur als Freitext
- Die Beziehung — woher die empfehlende Person den Kandidaten kennt, zum Beispiel früherer Kollege oder privates Netzwerk
- Die Stelle oder das Fachgebiet — eine konkrete Stelle oder ein allgemeines Fachgebiet, wenn noch keine Stelle offen ist
- Das Datum — wann die Empfehlung eingegangen ist, damit Nachfassfrist und etwaige Programmregeln prüfbar sind
- Das Wissen des Kandidaten — ob der Kandidat weiß, dass er empfohlen wurde, und einer Kontaktaufnahme zugestimmt hat
- Ein Verantwortlicher und ein nächster Schritt — der Recruiter, der nachfasst, mit einem nächsten Aktionsdatum
Erfassen Sie Empfehlungen über einen festen Weg, etwa ein Empfehlungsformular oder eine gemeinsame Adresse, die das Profil anlegt, damit Namen nicht in persönlichen Postfächern liegen bleiben.
Einwilligung und Datenschutz zuerst
Eine Empfehlung bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten über einen Dritten erhalten. Nehmen Sie zeitnah Kontakt mit dem Kandidaten auf, erklären Sie, wer den Namen weitergegeben hat und warum, und fragen Sie, ob er berücksichtigt werden möchte. Erfassen Sie diese Antwort und stellen Sie einen empfohlenen Kandidaten keinem Kunden vor, bevor Sie seine Zustimmung zur Vorstellung haben. Möchte der Kandidat nicht erneut kontaktiert werden, erfassen Sie das und löschen oder beschränken Sie die Daten gemäß Ihrer Richtlinie und der Aufbewahrungsfrist des Profils. Möchte eine empfehlende Person anonym bleiben, wie im Executive Search häufig, erfassen Sie sie intern und vereinbaren Sie, was Sie dem Kandidaten sagen dürfen.
Innerhalb einer festen Frist nachfassen
Nichts entmutigt eine empfehlende Person mehr als Stille. Vereinbaren Sie eine feste Nachfassfrist, zum Beispiel zwei Arbeitstage für den ersten Kontakt mit dem Kandidaten, und lassen Sie das Profil anzeigen, wenn diese Frist abgelaufen ist. Der erste Kontakt ist ein kurzes, persönliches Gespräch: Hat der Kandidat Interesse, für welche Positionen und ab wann ist er verfügbar? Danach durchläuft der empfohlene Kandidat dieselbe Pipeline wie alle anderen, mit denselben Phasen, derselben Bewertung und denselben Entscheidungen.
Die empfehlende Person informiert halten
Teilen Sie der empfehlenden Person mit, was passiert ist, ohne Details weiterzugeben, denen der Kandidat nicht zugestimmt hat. Eine kurze Rückmeldung genügt meist: Der Kandidat wurde kontaktiert, ist im Prozess für eine Stelle oder passt derzeit nicht. Verwenden Sie für diese Rückmeldungen eine gemeinsame Nachrichtenvorlage, damit jede empfehlende Person dieselbe Wertschätzung erhält. Ist die empfehlende Person ein Ansprechpartner beim Kunden oder ein vermittelter Kandidat, erfassen Sie die Rückmeldung in deren Kontaktprofil in den Kandidaten- und Kundendaten neben der Pipeline, damit das nächste Gespräch dort beginnt, wo Sie bereits stehen.
Den Prozess fair halten
Eine Empfehlung ist ein Grund, genauer hinzusehen, keine Abkürzung zum Angebot. Bewerten Sie empfohlene Kandidaten nach denselben Kriterien und mit demselben Bewertungsbogen wie andere Kandidaten, und erfassen Sie Entscheidung und Grund auf dieselbe Weise. Zahlt Ihre Organisation eine Empfehlungsprämie oder eine andere Anerkennung, erfassen Sie die Bedingungen, etwa eine Mindestdauer nach dem Arbeitsbeginn, und das Datum, an dem die Bedingung erfüllt ist, damit die Entscheidung nicht vom Gedächtnis abhängt. Beachten Sie Vereinbarungen mit Kunden: Eine Empfehlung eines Ansprechpartners beim Kunden hebt eine Off-Limits-Vereinbarung mit diesem oder einem anderen Kunden nicht auf.
Unterschiede je Segment
Interne Teams betreiben meist ein formelles Empfehlungsprogramm, mit einem Formular für Mitarbeiter, klaren Regeln für eine etwaige Prämie und regelmäßigen Rückmeldungen an die empfehlende Person. Agenturen fragen vermittelte Kandidaten und Ansprechpartner beim Kunden bei Kontaktterminen nach Namen, zum Beispiel in der Garantiezeit, und erfassen jede Empfehlung beim Kontakt, von dem sie stammt. Executive-Search-Beratungen behandeln Empfehlungen als Quellen innerhalb eines Suchmandats, oft vertraulich, und erfassen sie auf der Longlist mit intern gehaltener Quelle. Zeitarbeits-Teams erhalten Empfehlungen in großer Zahl und brauchen eine schnelle Erfassung, eine Verfügbarkeitsprüfung und dieselbe Vorauswahl wie bei jedem anderen Poolkandidaten. Entsendungs-Unternehmen erfassen Empfehlungen von Beratern und prüfen, ob die empfohlene Person zu aktuellen oder kommenden Einsätzen passt.
Lassen Sie das System helfen
Vieles rund um Empfehlungen wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: das Kandidatenprofil aus dem Empfehlungsformular anlegen, Quelle und empfehlende Person automatisch setzen, eine Nachfassaufgabe für den Verantwortlichen anlegen, Empfehlungen mit abgelaufener Nachfassfrist markieren, der empfehlenden Person nach Freigabe eine Statusmeldung senden und das Team erinnern, wenn eine Bedingung für eine Prämie bald erfüllt ist. Empfohlene Kandidaten, die für eine Stelle nicht passten, können für die nächste in Ihrem Talentpool bleiben. Ein Assistent mit künstlicher Intelligenz kann vorschlagen, welche offenen Stellen zum Profil eines empfohlenen Kandidaten passen, oder frühere Kontakte vor dem ersten Gespräch zusammenfassen. Der Recruiter entscheidet, ob der Kandidat angesprochen wird und wie es weitergeht; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und beurteilt Kandidaten nicht selbstständig.
Häufige Fehler
- Empfehlungen außerhalb des Systems — Namen bleiben in einem Postfach oder Chat und werden nie nachverfolgt
- Keine Verknüpfung mit der empfehlenden Person — der Kandidat ist angelegt, aber niemand weiß, wer ihn empfohlen hat
- Kontakt ohne Zusammenhang — der Kandidat wird angerufen, ohne zu wissen, wer seinen Namen weitergegeben hat oder warum
- Sonderbehandlung — empfohlene Kandidaten überspringen Schritte, was der Fairness und oft auch der Qualität der Einstellung schadet
- Stille gegenüber der empfehlenden Person — sie hört nichts zurück und empfiehlt niemanden mehr
Fragen, die Teams stellen
- Wer gilt als empfehlende Person, wenn zwei Personen denselben Kandidaten nennen? — Die zuerst erfasste Empfehlung; deshalb ist das Eingangsdatum wichtig
- Ist ein Kandidat, der sich bereits beworben hat, eine Empfehlung? — Nein; die ursprüngliche Quelle bleibt bestehen und die Empfehlung wird als zusätzliches Ereignis erfasst
- Sagen wir der empfehlenden Person, warum ein Kandidat nicht ausgewählt wurde? — Teilen Sie das Ergebnis, nicht die Gründe, es sei denn, der Kandidat stimmt zu
- Wie schnell kontaktieren wir einen empfohlenen Kandidaten? — Innerhalb einer festen Frist, zum Beispiel zwei Arbeitstage
- Wie lange bewahren wir die Daten eines empfohlenen Kandidaten auf? — So lange wie den Rest des Kandidatenprofils und nicht länger als dessen Aufbewahrungsfrist
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team, je Segment und je Art der empfehlenden Person: wie viele Empfehlungen eingingen, wie viele innerhalb der vereinbarten Frist kontaktiert wurden, wie viele ein Gespräch erreichten, wie viele zu einem Angebot und einer Besetzung führten und wie viele empfohlene Einstellungen nach den ersten Monaten noch in der Position waren. Vergleichen Sie die Besetzungsdauer von Stellen, die über Empfehlungen besetzt wurden, mit anderen Quellen, und sehen Sie, welche empfehlenden Personen Kandidaten bringen, die weiterkommen. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Empfehlungen dahinter. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Start
- Vereinbaren Sie eine Definition für Empfehlungen und eine feste Liste von Arten empfehlender Personen
- Richten Sie einen Weg für Empfehlungen ein, etwa ein Formular oder eine gemeinsame Adresse, der das Profil anlegt
- Erfassen Sie bei jeder Empfehlung die empfehlende Person, die Beziehung, das Datum und die Einwilligung des Kandidaten
- Vereinbaren Sie eine Nachfassfrist und geben Sie jeder Empfehlung einen Verantwortlichen und ein nächstes Aktionsdatum
- Senden Sie der empfehlenden Person bei jedem Ergebnis eine kurze Rückmeldung
Erfasste Empfehlungen, eine Quelle, die Sie messen können
Eine Empfehlung ist ein wertvoller Hinweis, aber nur, wenn sie erfasst, nachverfolgt und mit einem Ergebnis abgeschlossen wird. Legen Sie fest, was als Empfehlung gilt, erfassen Sie die empfehlende Person und die Einwilligung, fassen Sie innerhalb einer festen Frist nach, halten Sie die empfehlende Person informiert, bewerten Sie empfohlene Kandidaten fair und prüfen Sie Ihre eigenen Zahlen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Quellen, Nachfassen sowie Kandidaten- und Kundendaten in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.