Een collega stuurt een cv door met de boodschap “goede bekende van mij, de moeite van een belletje waard”. Een geplaatste kandidaat noemt een oud-collega die mogelijk interesse heeft. Een contactpersoon bij een klant beveelt iemand uit zijn netwerk aan. Drie weken later weet niemand meer wie de naam heeft doorgegeven, heeft de aangedragen kandidaat niets gehoord en vraagt de aanbrenger zich af waarom hij de moeite nam. Dit artikel legt uit hoe u aangedragen kandidaten vastlegt en opvolgt in uw Applicant Tracking System: waarom referrals zoekraken, wat als aangedragen kandidaat geldt, wat u vastlegt wanneer er een binnenkomt, hoe u binnen een vaste termijn opvolgt, hoe u de aanbrenger op de hoogte houdt, hoe u het proces eerlijk houdt, hoe de aanpak per segment verschilt en hoe u met uw eigen gegevens controleert of referrals echt tot goede aannames leiden.
Referrals zijn in elk segment belangrijk, op verschillende manieren. Teams voor interne recruitment hebben vaak een aanbrengregeling voor medewerkers en moeten precies weten wie wie heeft aangedragen. Recruitmentbureaus krijgen namen van geplaatste kandidaten en contactpersonen bij klanten. Executive search-bureaus werken met bronnen die senior kandidaten noemen zonder zelf genoemd te willen worden. Uitzendbureaus zien flexkandidaten vrienden en familie meenemen voor dezelfde diensten. Detacheerders horen van consultants over oud-collega’s die een nieuwe opdracht zoeken. In elk geval is de vraag dezelfde: wordt de referral vastgelegd met de aanbrenger, op tijd opgevolgd en afgesloten met een uitkomst, of hangt het af van wie het bericht toevallig las?
Waarom referrals zoekraken
- De referral komt binnen per e-mail, chat of in een gesprek op de gang en bereikt nooit het kandidaatdossier
- De kandidaat wordt toegevoegd, maar zonder de naam van de aanbrenger, waardoor de koppeling verloren gaat
- Niemand is eigenaar van de opvolging, waardoor de aangedragen kandidaat weken wacht of nooit wordt benaderd
- De aanbrenger hoort nooit wat er gebeurde en stopt met het doorgeven van namen
- Een kandidaat die al had gesolliciteerd, wordt opnieuw ingevoerd als referral, met een tweede dossier en discussie over wie hem het eerst vond
Het gevolg is dat goede kandidaten wegglippen, aanbrengers hun interesse verliezen en niemand kan zeggen of referrals de moeite waard zijn.
Wat als aangedragen kandidaat geldt
Spreek één definitie af en gebruik die elke keer op dezelfde manier. Een praktische definitie: een aangedragen kandidaat is een kandidaat van wie de naam is doorgegeven door een bekende persoon, zoals een medewerker, een geplaatste kandidaat, een contactpersoon bij een klant of een andere kandidaat, voordat de kandidaat voor die vacature of in die periode al in uw gegevens stond. Leg referral vast als kandidaatbron bij de eerste sollicitatie, met het type aanbrenger als vaste subbron: medewerker, geplaatste kandidaat, contactpersoon klant, andere kandidaat of netwerkcontact. Houd dit gescheiden van een interne sollicitant, die zelf op een functie solliciteert, en van een kandidaat die de recruiter zelf heeft gevonden. Stond de kandidaat al in uw gegevens, dan maakt de referral geen nieuw dossier aan: controleer eerst of er een profiel bestaat en voeg samen in plaats van een tweede dossier aan te maken, met de referral als nieuwe gebeurtenis.
Wat u vastlegt wanneer een referral binnenkomt
Houd de intake kort en voor iedereen gelijk:
- De aanbrenger — wie de naam doorgaf, gekoppeld aan diens eigen contact- of medewerkersdossier, niet alleen als vrije tekst
- De relatie — hoe de aanbrenger de kandidaat kent, bijvoorbeeld oud-collega of persoonlijk netwerk
- De vacature of het vakgebied — een concrete vacature, of een algemeen vakgebied als er nog geen open functie is
- De datum — wanneer de referral is ontvangen, zodat de opvolgtermijn en eventuele regels van de aanbrengregeling te controleren zijn
- Het besef van de kandidaat — of de kandidaat weet dat hij is aangedragen en heeft ingestemd met contact
- Een eigenaar en een volgende stap — de recruiter die opvolgt, met een volgende actiedatum
Leg de referral vast via één vaste route, zoals een aanbrengformulier of één gedeeld adres dat het dossier aanmaakt, zodat namen niet in persoonlijke mailboxen blijven hangen.
Toestemming en privacy gaan voor
Een referral betekent dat u persoonsgegevens van iemand via een derde ontvangt. Neem snel contact op met de kandidaat, leg uit wie de naam heeft doorgegeven en waarom, en vraag of hij in aanmerking wil komen. Leg dat antwoord vast en presenteer een aangedragen kandidaat niet aan een klant voordat u zijn toestemming voor de presentatie heeft. Wil de kandidaat niet opnieuw worden benaderd, leg dat dan vast en verwijder of beperk de gegevens volgens uw beleid en de bewaartermijn van het dossier. Wil een aanbrenger anoniem blijven, zoals in executive search vaak gebeurt, leg de aanbrenger dan intern vast en spreek af wat u de kandidaat mag vertellen.
Volg op binnen een vaste termijn
Niets ontmoedigt een aanbrenger meer dan stilte. Spreek een vaste opvolgtermijn af, bijvoorbeeld twee werkdagen voor het eerste contact met de kandidaat, en laat het dossier tonen wanneer die termijn is verstreken. Het eerste contact is een kort, persoonlijk gesprek: heeft de kandidaat interesse, in welke functies en wanneer is hij beschikbaar. Daarna doorloopt de aangedragen kandidaat dezelfde pipeline als ieder ander, met dezelfde fasen, dezelfde beoordeling en dezelfde besluiten.
Houd de aanbrenger op de hoogte
Vertel de aanbrenger wat er gebeurde, zonder details te delen waarmee de kandidaat niet heeft ingestemd. Een korte update is meestal genoeg: de kandidaat is benaderd, zit in het proces voor een functie, of past op dit moment niet. Gebruik voor deze updates een gedeeld berichtsjabloon, zodat elke aanbrenger dezelfde attentie krijgt. Is de aanbrenger een contactpersoon bij een klant of een geplaatste kandidaat, leg de update dan vast op diens contactdossier in de kandidaat- en klantgegevens naast de pipeline, zodat het volgende gesprek begint bij wat u al weet.
Houd het proces eerlijk
Een referral is een reden om beter te kijken, geen kortere weg naar een aanbod. Beoordeel aangedragen kandidaten op dezelfde criteria en met hetzelfde scoreformulier als andere kandidaten, en leg het besluit en de reden op dezelfde manier vast. Kent uw organisatie een aanbrengpremie of een andere beloning, leg dan de voorwaarden vast, zoals een minimale periode na de startdatum, en de datum waarop aan de voorwaarde is voldaan, zodat het besluit niet van het geheugen afhangt. Respecteer afspraken met klanten: een referral van een contactpersoon bij een klant heft een off-limitsafspraak met die of een andere klant niet op.
Verschillen per segment
Interne teams hebben meestal een formele aanbrengregeling, met een formulier voor medewerkers, duidelijke regels voor een eventuele beloning en regelmatige updates aan de aanbrenger. Recruitmentbureaus vragen geplaatste kandidaten en contactpersonen bij klanten om namen tijdens contactmomenten, bijvoorbeeld in de garantieperiode, en leggen elke referral vast op de contactpersoon die hem gaf. Executive search-bureaus behandelen referrals als bronnen binnen een searchopdracht, vaak vertrouwelijk, en leggen ze vast op de longlist met de bron intern. Uitzendbureaus ontvangen referrals in volume en hebben een snelle intake nodig, een beschikbaarheidscheck en dezelfde screening als voor elke andere flexkandidaat. Detacheerders leggen referrals van consultants vast en bekijken of de aangedragen persoon past bij huidige of komende opdrachten.
Laat het systeem helpen
Veel werk rond referrals herhaalt zich en leent zich voor automatisering: het kandidaatdossier aanmaken vanuit het aanbrengformulier, de bron en de aanbrenger automatisch invullen, een opvolgtaak voor de eigenaar aanmaken, referrals signaleren waarvan de opvolgtermijn is verstreken, de aanbrenger na goedkeuring een statusupdate sturen en het team herinneren wanneer aan een voorwaarde voor een beloning bijna is voldaan. Aangedragen kandidaten die niet pasten bij de ene functie, kunnen in uw talentpool blijven voor de volgende. Een hulpmiddel met kunstmatige intelligentie kan voorstellen welke open vacatures passen bij het profiel van een aangedragen kandidaat, of eerder contact samenvatten voor het eerste gesprek. De recruiter beslist of de kandidaat wordt benaderd en hoe hij verdergaat; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en beoordeelt kandidaten niet zelfstandig.
Veelgemaakte fouten
- Referrals buiten het systeem — namen blijven in een inbox of chat en worden nooit opgevolgd
- Geen koppeling met de aanbrenger — de kandidaat is toegevoegd, maar niemand weet wie hem aandroeg
- Contact zonder context — de kandidaat wordt gebeld zonder te weten wie zijn naam doorgaf of waarom
- Voorkeursbehandeling — aangedragen kandidaten slaan stappen over, wat de eerlijkheid schaadt en vaak ook de kwaliteit van de aanname
- Stilte richting de aanbrenger — de aanbrenger hoort niets terug en stopt met aanbevelen
Vragen die teams stellen
- Wie is de aanbrenger als twee mensen dezelfde kandidaat noemen? — De eerste referral die is vastgelegd; daarom is de ontvangstdatum belangrijk
- Is een kandidaat die al solliciteerde een referral? — Nee; de oorspronkelijke bron blijft staan en de referral wordt als extra gebeurtenis vastgelegd
- Vertellen wij de aanbrenger waarom een kandidaat niet is gekozen? — Deel de uitkomst, niet de redenen, tenzij de kandidaat instemt
- Hoe snel benaderen wij een aangedragen kandidaat? — Binnen een vaste termijn, bijvoorbeeld twee werkdagen
- Hoe lang bewaren wij de gegevens van een aangedragen kandidaat? — Even lang als de rest van het kandidaatdossier, en niet langer dan de bewaartermijn
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel vanuit uw eigen gegevens, per team, per segment en per type aanbrenger: hoeveel referrals binnenkwamen, hoeveel binnen de afgesproken termijn werden benaderd, hoeveel een gesprek bereikten, hoeveel tot een aanbod en een plaatsing leidden en hoeveel aangedragen aannames na de eerste maanden nog in de functie zaten. Vergelijk de doorlooptijd tot invulling van vacatures die via referrals zijn ingevuld met andere bronnen, en kijk welke aanbrengers kandidaten aandragen die doorstromen. Bespreek deze cijfers in uw wekelijkse pipelinereview en vermeld bij elk cijfer het aantal referrals erachter. Vergelijk niet met branchegemiddelden; uw eigen trend is het cijfer dat telt.
Een praktische start
- Spreek een definitie van een referral af en een vaste lijst met typen aanbrengers
- Richt één route in voor referrals, zoals een formulier of een gedeeld adres, die het dossier aanmaakt
- Leg bij elke referral de aanbrenger, de relatie, de datum en de toestemming van de kandidaat vast
- Spreek een opvolgtermijn af en geef elke referral een eigenaar en een volgende actiedatum
- Stuur de aanbrenger bij elke uitkomst een korte update
Vastgelegde referrals, een bron die u kunt meten
Een referral is een waardevolle aanwijzing, maar alleen als hij wordt vastgelegd, opgevolgd en afgesloten met een uitkomst. Spreek af wat als referral geldt, leg de aanbrenger en de toestemming vast, volg op binnen een vaste termijn, houd de aanbrenger op de hoogte, beoordeel aangedragen kandidaten eerlijk en controleer uw eigen cijfers. Bekijk het product of plan een demo — wij laten zien hoe bronnen, opvolging en kandidaat- en klantgegevens in BoldATS samenwerken voor uw segment.