De meeste recruitmentteams kunnen zeggen welke bron de meeste sollicitanten oplevert. Veel minder teams kunnen zeggen welke bron tot de meeste plaatsingen leidt, of tot plaatsingen die ook na de garantieperiode standhouden. Toch is dat de vraag die ertoe doet wanneer u bepaalt waar u vacatures publiceert, voor welke kanalen u blijft betalen en waar recruiters hun zoektijd aan besteden. Een Applicant Tracking System bevat de gegevens om die vraag te beantwoorden, mits bronnen consequent worden vastgelegd en het pad van elke kandidaat door de pipeline volledig is. Dit artikel legt uit hoe u wervingsbronnen vergelijkt op plaatsingen in plaats van sollicitaties in uw Applicant Tracking System: welke gegevens u nodig hebt, hoe u de cijfers per fase leest en hoe u conclusies voorkomt die de gegevens niet kunnen dragen.
Welke vergelijking relevant is, verschilt per segment. Recruitmentbureaus zetten vacaturesites, de eigen database, aanbevelingen en directe benadering tegen elkaar af per klant en functie. Uitzendbureaus werken met grote aantallen, waarbij een bron met veel sollicitanten maar weinig beschikbaarheid veel screeningstijd kost. Detacheerders willen weten welke bronnen professionals opleveren die op hun opdracht blijven. Executive search draait vooral om directe benadering en netwerk, waarbij de vraag is welk deel van de longlist tot de shortlist leidt. Interne recruitmentteams vergelijken de werkenbijsite, aanbevelingen, interne sollicitanten en betaalde kanalen. In elk geval geldt hetzelfde principe: beoordeel een bron op wat die aan het eind van de pipeline oplevert.
Waarom sollicitaties de verkeerde maatstaf zijn
Aantallen sollicitaties zijn makkelijk zichtbaar en domineren daarom bronrapportages. Maar een bron die veel sollicitanten oplevert die niet aan de eisen voldoen, levert vooral werk op: elke sollicitatie vraagt een eerste beoordeling, een besluit en een afwijzingsbericht. Een kleinere bron met beter passende kandidaten kan met veel minder inspanning meer plaatsingen opleveren. Wie alleen sollicitaties telt, beloont volume in plaats van match.
De gegevens die u eerst nodig hebt
- Een bron bij elke kandidaat, gekozen uit een vaste lijst en vastgelegd bij de eerste sollicitatie
- Een duidelijke regel voor kandidaten die via een tweede bron terugkomen, zodat de oorspronkelijke bron niet wordt overschreven
- Samengevoegde dubbele kandidaten, zodat één persoon niet als twee sollicitanten uit twee bronnen telt
- Een volledige fasehistorie per kandidaat, met datums, zodat u elke bron door de pipeline kunt volgen
- Vastgelegde afwijsredenen en redenen van terugtrekking, zodat u ziet waarom kandidaten uit een bron afvallen
Zonder deze basis laat een bronrapportage vooral zien hoe consequent recruiters velden invullen.
Volg elke bron door de pipeline
Vergelijk bronnen in elke fase, niet alleen aan het begin en het eind. Kijk per bron hoeveel kandidaten de screening, de shortlist, de klant of hiring manager, het aanbod en de plaatsing bereiken. Dat is dezelfde aanpak als conversie tussen pipelinefases meten, uitgesplitst naar bron. Zo ziet u waar een bron kandidaten verliest: een kanaal met sterke shortlists maar veel afgewezen aanbiedingen wijst op een ander probleem dan een kanaal waarbij de meeste kandidaten bij de eerste beoordeling afvallen. Voeg per bron de tijd van sollicitatie tot plaatsing toe, gemeten op dezelfde manier als de doorlooptijd tot invulling, om te zien welke bronnen sneller resultaat opleveren.
Kijk verder dan de plaatsing
Een plaatsing die binnen de eerste maanden eindigt, is niet hetzelfde resultaat als een plaatsing die standhoudt. Legt uw Applicant Tracking System de uitkomst vast van contactmomenten tijdens de garantieperiode, neem die dan mee in de vergelijking. Kijk bij uitzenden en detacheren ook hoe vaak kandidaten uit een bron opnieuw beschikbaar zijn en worden ingezet. Zo wordt een bronrapportage geen telling van aannames, maar een beeld van welke kanalen kandidaten opleveren die passen.
Lees de cijfers zorgvuldig
Bronvergelijkingen zijn zo betrouwbaar als het volume erachter. Een bron met drie plaatsingen uit vijf sollicitanten zegt op zichzelf weinig, en één drukke maand kan een heel kwartaal vertekenen. Vergelijk bronnen binnen hetzelfde type functie en dezelfde periode, omdat een technische nichevacature en een uitzendfunctie met grote aantallen kandidaten op een andere manier aantrekken. Presenteer kleine verschillen niet als harde conclusies en vul gaten niet op met schattingen: is de bron voor een deel van de kandidaten onbekend, laat dat deel dan zien in plaats van het over de andere kanalen te verdelen. Het doel is een betere beslissing over tijd en budget, geen indrukwekkend dashboard.
Maak van de vergelijking beslissingen
Bespreek het bronoverzicht op een vast moment, bijvoorbeeld maandelijks, en koppel het aan concrete keuzes. Welke kanalen houdt u aan voor welke functies? Waar moeten recruiters eerst uw eigen database doorzoeken voordat u extern publiceert? Loont het om meer te investeren in aangedragen kandidaten of in het opnieuw benaderen van de talentpool? Leg in de publicatiegeschiedenis vast welke vacaturetekst waar heeft gestaan, zodat het effect van een wijziging te herleiden is. Slimme suggesties kunnen een aanvullende hulp zijn, bijvoorbeeld door een bron te signaleren waarvan kandidaten opeens eerder afvallen, maar de keuze welke kanalen u inzet blijft een afweging van het team.
Een praktische start
- Spreek een vaste bronnenlijst af en maak de bron verplicht bij de eerste sollicitatie
- Controleer hoeveel kandidaten in het afgelopen kwartaal geen bron of een dubbel dossier hebben
- Bouw één overzicht per bron met kandidaten per fase, plaatsingen en tijd tot plaatsing
- Vergelijk bronnen binnen hetzelfde type functie en dezelfde periode, en toon het deel met een onbekende bron
- Bespreek het overzicht maandelijks en leg vast welke kanaalkeuzes u aanpast
Betere keuzes, geen extra sollicitanten
De beste bron is niet de bron die uw inbox vult, maar de bron die leidt tot plaatsingen die standhouden. Met consequent vastgelegde bronnen, een volledige pipelinehistorie en kandidaat- en klantdossiers naast elkaar laat uw Applicant Tracking System dat verschil zien zonder giswerk. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe bronnen, pipelinefases en rapportages in BoldATS samenwerken voor uw segment.