Warum jeder Kunde in Ihrem Applicant Tracking System einen erfassten Auswahlprozess braucht

Eine Personalberatung stellt einem langjährigen Kunden drei starke Kandidaten vor. Die ersten Gespräche verlaufen gut. Dann erwähnt der Kunde, dass jede Einstellung zusätzlich eine Fallpräsentation, ein Gespräch mit dem Regionaldirektor und einen Persönlichkeitsfragebogen erfordert und dass der Direktor nur freitags verfügbar ist. Die Recruiterin, die diesen Kunden sonst betreut, wusste das alles, aber sie ist im Urlaub und nichts war erfasst. Die Kandidaten waren nicht vorbereitet, einer von ihnen nimmt während der Wartezeit ein anderes Angebot an, und der Kunde ist von der Vorbereitung enttäuscht. Die Schritte, mit denen ein Kunde auswählt, gehören zum Auftrag, stecken aber oft nur im Kopf eines Recruiters. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Kunde in Ihrem Applicant Tracking System einen erfassten Auswahlprozess braucht: was ohne ihn schiefgeht, welche Schritte und Angaben Sie erfassen, wie Sie den Prozess mit jeder Stelle verknüpfen, wie Sie ihn mit Kandidaten nutzen, wie er sich je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob er funktioniert.

Die Frage stellt sich in jedem Segment. Personalberatungen arbeiten für viele Kunden, die jeweils eigene Auswahlschritte haben. Zeitarbeitsunternehmen haben Kunden, die manchmal nur ein kurzes Kennenlernen und manchmal eine Probeschicht wünschen. Entsendungsunternehmen erleben Kunden, die vor Einsatzbeginn ein Gespräch mit der Projektleitung und eine Sicherheitsprüfung verlangen. Executive-Search-Beratungen führen Mandate mit mehreren Gesprächen auf Vorstandsebene und einem Assessment-Center. Interne Recruiting-Teams arbeiten mit Abteilungen und Hiring Managern, die jeweils eigene Gewohnheiten haben. Immer lautet die Frage: Sehen Sie an einer Stelle, wie jeder Kunde oder jede Abteilung tatsächlich auswählt, bevor Sie den ersten Kandidaten vorstellen?

Was ohne erfassten Auswahlprozess schiefgeht

Kandidaten werden von zusätzlichen Runden, Tests oder Präsentationen überrascht und kommen unvorbereitet
Der Zeitrahmen, den Sie Kandidaten nennen, passt nicht dazu, wie lange der Kunde wirklich braucht, sodass gute Leute während des Wartens abspringen
Nur ein Recruiter weiß, wie ein Kunde arbeitet, sodass eine Kollegin, die den Kunden übernimmt, bei null beginnt
Pflichtschritte wie eine Referenzprüfung oder ein Screening werden erst nach der mündlichen Zusage bekannt
Jeder Recruiter erklärt Kandidaten den Prozess anders, was auf Kunde und Kandidat unprofessionell wirkt

Die Folge sind späte Rückzüge, eine längere Besetzungsdauer, vermeidbare Reibung mit Kunden und Kandidaten, die das Gefühl haben, nicht die ganze Geschichte gehört zu haben.

Was Sie je Kunde erfassen

Halten Sie die Erfassung kurz und strukturiert, und speichern Sie sie im Kundendatensatz statt in einer Notiz:

Schritte in Reihenfolge — zum Beispiel erstes Gespräch, zweites Gespräch, Assessment oder Fallstudie, Gespräch mit einer leitenden Entscheidungsperson, Referenzprüfung und Angebot
Wer teilnimmt — welche Rolle beim Kunden jeden Schritt leitet, verknüpft mit den erfassten Rollen der Ansprechpartner, und wer die endgültige Entscheidung trifft
Form je Schritt — vor Ort, per Video oder telefonisch, die übliche Dauer und was der Kandidat mitbringen oder vorbereiten soll
Übliche Dauer — wie lange der Kunde normalerweise für Feedback nach jedem Schritt braucht, so wie der Kunde es beschreibt, nicht als Zusage
Pflichtprüfungen — Tests, Screenings oder Dokumente, die der Kunde vor einem Angebot immer verlangt
Zuletzt bestätigt — wann und von wem der Prozess bestätigt wurde, damit Sie wissen, ob er noch aktuell ist

Kommerzielle Vereinbarungen gehören zu den vereinbarten Konditionen mit dem Kunden, nicht in den Auswahlprozess. Wenn Sie beides trennen, können Sie den Prozess mit Kandidaten teilen, ohne Honorare oder Konditionen offenzulegen.

Verknüpfen Sie den Prozess mit jeder Stelle

Der Standardprozess eines Kunden ist der Ausgangspunkt, nicht das letzte Wort. Wenn Sie eine neue Stelle übernehmen, übertragen Sie die Standardschritte in das strukturierte Briefing und fragen Sie den Hiring Manager, was bei dieser Position anders ist. Eine Führungsposition kann ein Gespräch mit dem Vorstand hinzufügen; eine dringende Stelle kann eine Runde auslassen. Erfassen Sie die vereinbarten Schritte an der Stelle und lassen Sie die Pipeline-Phasen ihnen folgen, mit schriftlichen Eintrittskriterien je Phase. Ändert der Kunde den Prozess mittendrin, aktualisieren Sie die Stelle und informieren Sie jeden Kandidaten, der bereits in der Pipeline ist.

Nutzen Sie den Prozess mit Kandidaten

Erklären Sie Kandidaten die Schritte, bevor sie vorgestellt werden, damit sie mit vollständigen Informationen entscheiden können, ob sie weitermachen. Erläutern Sie, was jeder Schritt umfasst, wen sie treffen und wie lange der Prozess üblicherweise dauert, und machen Sie deutlich, dass der Zeitplan vom Kunden abhängt. Senden Sie vor jedem Schritt Vorbereitungshinweise über Ihre gemeinsamen Nachrichtenvorlagen und sorgen Sie dafür, dass der Verantwortliche für die Terminplanung den Schritt in der vereinbarten Form plant. Erfassen Sie nach jedem Schritt das schriftliche Ergebnis und bitten Sie den Kunden um Feedback innerhalb der vereinbarten Antwortfrist.

Fair und einheitlich bleiben

Ein erfasster Prozess hilft, dass jeder Kandidat für dieselbe Stelle dieselben Schritte durchläuft, was den Vergleich fairer macht. Möchte ein Kunde für einen einzelnen Kandidaten einen Schritt auslassen oder hinzufügen, erfassen Sie den Grund an der Stelle. Erfassen Sie keine persönlichen Meinungen über Mitarbeitende des Kunden in der Prozessbeschreibung; beschränken Sie sich auf Fakten zu Schritten, Rollen und Zeiträumen. Ob ein bestimmter Test oder ein Screening zulässig ist, hängt vom Land und der Position ab; klären Sie das mit Ihren eigenen Rechtsberatern statt im Kundendatensatz.

Unterschiede je Segment

Personalberatungen mit vielen Kunden profitieren am meisten von einem Standardprozess je Kunde, den jeder Recruiter vor einer ersten Vorstellung lesen kann. Zeitarbeitsunternehmen halten den Prozess kurz und erfassen, ob ein Kunde ein Kennenlernen, eine Probeschicht oder nur einen bestätigten Beginn wünscht, neben der bestätigten Verfügbarkeit ihrer Zeitarbeitskräfte. Entsendungsunternehmen erfassen Einführungsgespräche und Prüfungen, die abgeschlossen sein müssen, bevor ein neuer Einsatz beginnen kann. Executive-Search-Beratungen erfassen die vollständige Abfolge der Gespräche mit dem Vorstand des Kunden und dem Assessment-Anbieter und teilen sie diskret mit dem Kandidaten. Interne Teams erfassen den Prozess je Abteilung oder Hiring Manager, damit Recruiter die Unterschiede erklären und Schritte erkennen können, die die Einstellung verlangsamen.

Lassen Sie das System helfen

Vieles wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: eine Vorlage, die die Standardschritte des Kunden in jede neue Stelle übernimmt, eine Erinnerung, wenn ein Kandidat länger wartet als die übliche Feedbackzeit des Kunden, eine Warnung, wenn ein Kandidat die Angebotsphase erreicht, bevor eine Pflichtprüfung erfasst ist, und ein Hinweis, einen Prozess erneut zu bestätigen, der seit einigen Monaten nicht geprüft wurde. Ein Assistent mit künstlicher Intelligenz kann einen Prozessentwurf auf Basis früherer Stellen desselben Kunden vorschlagen oder eine Vorbereitungsnachricht für einen Kandidaten vorbereiten. Der Recruiter prüft den Entwurf mit dem Kunden; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und entscheidet nicht, wie ein Kunde auswählt.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Wissen in einem Kopf — nur der Kundenverantwortliche kennt den Prozess
Nur Freitext — eine lange Notiz, die niemand liest, statt klarer Schritte in Reihenfolge
Nie aktualisiert — ein Prozess von vor zwei Jahren gilt noch als aktuell
Zeitrahmen als Zusage — Kandidaten erhalten einen festen Zeitplan, den der Kunde nie zugesagt hat
Vermischt mit Konditionen — Honorare und Schritte in einer Notiz, sodass nichts geteilt werden kann

Fragen, die Teams stellen

Wie detailliert sollte der Prozess sein? — Genug, damit eine Kollegin ihn einem Kandidaten erklären kann, ohne den Kundenverantwortlichen anzurufen; meist eine Handvoll Schritte mit Rollen und Form
Was, wenn ein Kunde je Position unterschiedliche Prozesse hat? — Erfassen Sie einen Standardprozess und die Varianten, etwa für Führungspositionen, und passen Sie je Stelle an
Wie oft bestätigen wir erneut? — Es gibt keine feste Regel; bestätigen Sie bei jeder neuen Stelle und wenn die letzte Bestätigung einige Monate alt ist
Sollen Kandidaten den Prozess sehen? — Ja, die Schritte, die Form und die übliche Dauer; keine internen Notizen oder kommerziellen Konditionen
Gilt das auch für interne Teams? — Ja; behandeln Sie jede Abteilung oder jeden Hiring Manager als Kunden mit eigenem erfasstem Prozess

Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team und je Segment: wie viele aktive Kunden keinen erfassten Auswahlprozess haben, wie viele Prozesse seit langer Zeit nicht bestätigt wurden, wie viele Kandidaten sich während des Wartens zwischen Schritten zurückgezogen haben und wie oft eine Pflichtprüfung erst nach dem Angebot bekannt wurde. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und, wo sinnvoll, im wöchentlichen Fortschrittsbericht an den Kunden, und nennen Sie die Zahl der Kunden oder Kandidaten hinter jeder Kennzahl. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.

Ein praktischer Start

Beginnen Sie mit Ihren aktivsten Kunden und erfassen Sie deren Schritte, Rollen, Form und übliche Zeiträume
Halten Sie den Prozess getrennt von kommerziellen Konditionen, damit Sie ihn mit Kandidaten teilen können
Übernehmen Sie den Standardprozess in jede neue Stelle und bestätigen Sie, was anders ist
Erklären Sie Kandidaten die Schritte vor der Vorstellung und bereiten Sie sie auf jeden Schritt vor
Bestätigen Sie den Prozess bei jeder neuen Stelle erneut und erfassen Sie das Datum

Ein bekannter Prozess sorgt für eine reibungslosere Besetzung

Kandidaten, Kunden und Recruiter sparen alle Zeit, wenn jeder den Weg zum Angebot kennt. Erfassen Sie, wie jeder Kunde auswählt, verknüpfen Sie das mit jeder Stelle, teilen Sie es rechtzeitig mit Kandidaten und halten Sie es aktuell. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Kundendatensätze, Stellen und die Pipeline in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.