Eine Recruiterin sendet eine starke Shortlist an den Ansprechpartner, der die Stelle gemeldet hat. Eine Woche vergeht ohne Antwort. Dann stellt sich heraus: Dieser Ansprechpartner hat die Anfrage nur weitergegeben, die entscheidende Führungskraft arbeitet an einem anderen Standort, die Person, die die Konditionen unterschreibt, sitzt im Einkauf, und die Kandidatenprofile hätten nie an die allgemeine HR-Adresse gehen dürfen. Niemand im Team wusste es, denn das Kundenprofil enthielt fünf Namen und keine Rollen. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Ansprechpartner beim Kunden in Ihrem Applicant Tracking System eine erfasste Rolle braucht: was ohne Rollen schiefgeht, welche Rollen Sie erfassen, wie Rollen auf Kunden- und auf Stellenebene zusammenwirken, wer was erhalten darf, was Sie tun, wenn ein Ansprechpartner wechselt, wie sich das Vorgehen je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob Rollen aktuell bleiben.
Kontaktrollen sind in jedem Segment wichtig, auf unterschiedliche Weise. Recruitment-Agenturen arbeiten beim selben Kunden mit Hiring Managern, HR-Kontakten und Einkäufern. Zeitarbeits-Teams brauchen den Standort- oder Schichtkontakt, der Einsätze bestätigt und Stunden freigibt. Entsendungs-Unternehmen haben mit Einsatzverantwortlichen zu tun, die nicht immer den Vertrag unterschrieben haben. Executive-Search-Beratungen berichten an ein Vorstandsmitglied oder einen Inhaber und arbeiten zugleich mit HR am Prozess. Teams der internen Rekrutierung behandeln ihre eigenen Führungskräfte als Kunden und müssen wissen, wer freigibt, wer Gespräche führt und wer entscheidet. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Zeigt das Profil, wer was tut, oder hängt es von der Recruiterin ab, die den Kunden zufällig kennt?
Was ohne erfasste Rollen schiefgeht
- Shortlists gehen an einen Ansprechpartner, der nicht entscheiden kann, sodass die Vorstellung liegen bleibt und der eigentliche Entscheider sie nie sieht
- Feedbackanfragen landen bei der falschen Person und bleiben unbeantwortet
- Konditionen werden mit jemandem vereinbart, der nicht zeichnungsberechtigt ist
- Rechnungen und Stundenzettel gehen an den Hiring Manager statt an die Buchhaltung
- Eine Kollegin, die den Kunden übernimmt, muss den Kunden erneut fragen, wer wer ist
Die Folge sind langsamere Besetzungen, frustrierte Kunden und eine Kundenbeziehung, die nur funktioniert, solange eine bestimmte Recruiterin beteiligt bleibt.
Welche Rollen Sie erfassen
Vereinbaren Sie eine kurze, feste Liste von Rollen und verwenden Sie diese bei jedem Kunden. Eine praktische Liste:
- Entscheider — gibt die Einstellung frei und hat das letzte Wort über den Kandidaten
- Hiring Manager — gibt das Briefing, prüft Profile und gibt Feedback
- Interviewer — nimmt an Gesprächen teil und erfasst ein Ergebnis
- HR- oder Recruiting-Kontakt — koordiniert auf Kundenseite den Prozess, die Verträge und das Onboarding
- Zeichnungsberechtigter für Konditionen — darf die Geschäftsbedingungen vereinbaren und unterschreiben, oft im Einkauf oder in der Geschäftsführung
- Rechnungskontakt — erhält Rechnungen und klärt Bestellnummern und Zahlungsfragen
- Standort- oder Einsatzkontakt — bestätigt Schichten, Startdetails oder laufende Fragen während eines Einsatzes
Eine Person kann mehrere Rollen haben, und eine Rolle kann bei mehr als einer Person liegen. Verwenden Sie eine feste Liste statt Freitext, damit Sie nach Rollen filtern und berichten können, und erfassen Sie das Datum, an dem eine Rolle zuletzt bestätigt wurde.
Rollen auf Kunden- und auf Stellenebene
Manche Rollen gehören zum Kunden als Ganzes, etwa der Zeichnungsberechtigte und der Rechnungskontakt. Andere unterscheiden sich je Stelle: Ein Kunde kann einen Entscheider für Finanzfunktionen und einen anderen für operative Funktionen haben. Erfassen Sie Kundenrollen im Kundenprofil und Stellenrollen an der Stelle selbst, am besten als Teil des strukturierten Briefings. Fragen Sie bei jeder neuen Stelle, wer entscheidet, wer Feedback gibt und wer Gespräche führt, bevor die Suche beginnt, und erfassen Sie die Antwort zusammen mit der Freigabe. Dem Verantwortlichen der Stelle auf Ihrer Seite stehen dann immer bekannte Ansprechpartner auf Kundenseite gegenüber.
Wer was erhält
Rollen bestimmen, wohin Informationen gehen. Senden Sie Kandidatenprofile nur an Ansprechpartner mit einer Rolle in der Stelle, und erst nach der Zustimmung des Kandidaten zur Vorstellung. Möchte ein Kunde zuerst anonymisierte Profile sehen, erfassen Sie, welcher Ansprechpartner sie erhält. Senden Sie Feedbackanfragen mit einer Antwortfrist an den Hiring Manager oder Interviewer, und richten Sie die Antwortfrist für eine Vorstellung an die Person, die tatsächlich antworten kann. Vereinbaren Sie die Konditionen mit dem erfassten Zeichnungsberechtigten, und senden Sie einen wöchentlichen Fortschrittsbericht an die Ansprechpartner, die ihn angefordert haben. So bleiben Kandidatendaten bei den Personen, die sie brauchen, und nirgendwo sonst.
Wenn ein Ansprechpartner wechselt oder geht
Ansprechpartner beim Kunden wechseln die Stelle, gehen in Elternzeit oder in eine andere Abteilung. Löschen Sie den Ansprechpartner dann nicht: Markieren Sie ihn als beim Kunden nicht mehr aktiv, bewahren Sie die Historie und erfassen Sie, wer jede Rolle übernimmt. Prüfen Sie offene Stellen auf Rollen, die jetzt leer sind, und geben Sie jeder ein nächstes Aktionsdatum, um den neuen Ansprechpartner zu bestätigen. Ein früherer Ansprechpartner, der zu einem anderen Unternehmen wechselt, ist eine Beziehung, die es wert ist, gepflegt zu werden; erfassen Sie den neuen Arbeitgeber in seinem Profil und beachten Sie eine etwaige Off-limits-Vereinbarung. Bestätigen Sie Rollen ein- oder zweimal im Jahr, etwa bei einem Kundenreview, und aktualisieren Sie das Bestätigungsdatum.
Unterschiede je Segment
Agenturen haben je Kunde meist mit mehreren Hiring Managern zu tun und brauchen Stellenrollen, um Vorstellungen und Feedback auseinanderzuhalten. Zeitarbeits-Teams stützen sich auf Standort- und Schichtkontakte, die Einsätze kurzfristig bestätigen, und auf einen Rechnungskontakt für Stunden und Rechnungen. Entsendungs-Unternehmen erfassen den Einsatzverantwortlichen neben dem Zeichnungsberechtigten des Vertrags, damit Enddaten und Verlängerungen mit der richtigen Person besprochen werden. Executive-Search-Beratungen erfassen das Vorstandsmitglied oder den Inhaber, der das Mandat erteilt, und halten vertrauliche Mandate nur für das Suchteam sichtbar. Interne Recruiting-Teams erfassen je Stelle Führungskräfte, Interviewer und Freigebende, damit dieselben internen Personen nicht jedes Mal dieselben Fragen erhalten.
Lassen Sie das System helfen
Vieles rund um Kontaktrollen wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: einen Entscheider und einen Hiring Manager verpflichtend machen, bevor eine Stelle in die Suche geht, die Kundenrollen bei einer neuen Stelle vorschlagen, Vorstellungen und Feedbackanfragen nur an Ansprechpartner mit passender Rolle senden, Rollen markieren, die lange nicht bestätigt wurden, und eine Aufgabe anlegen, wenn ein Ansprechpartner als nicht mehr aktiv markiert wird. Ein Assistent mit künstlicher Intelligenz kann aus einer E-Mail-Signatur eine wahrscheinliche Rolle vorschlagen oder frühere Gespräche mit einem Ansprechpartner vor einem Anruf zusammenfassen. Die Recruiterin bestätigt die Rolle mit dem Kunden; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und entscheidet nicht, wer den Kunden vertritt.
Häufige Fehler
- Namen ohne Rollen — das Kundenprofil nennt Ansprechpartner, aber niemand sieht, wer entscheidet
- Rollen als Freitext — jede Recruiterin schreibt etwas anderes, sodass Filtern und Berichten unmöglich sind
- Ein Ansprechpartner für alles — Briefings, Profile, Rechnungen und Konditionen gehen alle an dieselbe Person
- Frühere Ansprechpartner löschen — die Historie verschwindet, zusammen mit einer Beziehung, die es wert ist, gepflegt zu werden
- Rollen nie bestätigen — das Profil zeigt, wie der Kunde vor einem Jahr aussah
Fragen, die Teams stellen
- Brauchen wir Rollen bei kleinen Kunden mit einem Ansprechpartner? — Ja; erfassen Sie, dass diese eine Person alle Rollen hat, damit klar ist, wann sich das ändert
- Wer erfasst die Rollen? — Der Verantwortliche für den Kunden oder die Stelle, bei der Aufnahme und immer dann, wenn der Kunde eine Änderung mitteilt
- Kann eine Person Entscheider und Interviewer sein? — Ja; erfassen Sie beide Rollen
- Was, wenn der Kunde nicht sagt, wer entscheidet? — Erfassen Sie, dass der Entscheider unbekannt ist, und fragen Sie beim nächsten Kontakt erneut
- Wie hängt das mit internen Benutzerrechten zusammen? — Kontaktrollen beschreiben die Kundenseite; Benutzerrollen und Zugriffsrechte beschreiben Ihr eigenes Team
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team und je Segment: wie viele aktive Kunden einen erfassten Entscheider, Zeichnungsberechtigten und Rechnungskontakt haben, wie viele offene Stellen einen Entscheider und Hiring Manager haben, wie viele Rollen im vergangenen Jahr nicht bestätigt wurden und wie viele Ansprechpartner als nicht mehr aktiv markiert sind, obwohl sie noch eine Rolle haben. Vergleichen Sie die Zeit bis zum ersten Feedback auf Vorstellungen an einen erfassten Entscheider oder Hiring Manager mit Vorstellungen an andere Ansprechpartner. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Kunden und Stellen dahinter. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Start
- Vereinbaren Sie eine feste Liste von Rollen für Ansprechpartner beim Kunden
- Erfassen Sie die Kundenrollen für Ihre aktiven Kunden, beginnend mit den größten
- Fragen Sie bei der Aufnahme jeder neuen Stelle nach dem Entscheider und dem Hiring Manager
- Senden Sie Profile, Feedbackanfragen, Konditionen und Rechnungen nur an die passende Rolle
- Bestätigen Sie Rollen mindestens einmal im Jahr und markieren Sie frühere Ansprechpartner als nicht mehr aktiv
Erfasste Rollen, jedes Mal die richtige Person
Ein Kundenprofil ist mehr als eine Liste von Namen. Erfassen Sie für jeden Ansprechpartner beim Kunden eine Rolle, trennen Sie Kundenrollen von Stellenrollen, senden Sie Informationen nur an die richtige Rolle, halten Sie Rollen aktuell, wenn Menschen die Stelle wechseln, und prüfen Sie Ihre eigenen Zahlen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Ansprechpartner, Stellen und die Pipeline in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.