Ein Applicant Tracking System ist nur so nützlich wie die Daten, die Recruiter darin erfassen. Innerhalb weniger Monate sammeln sich kleine Lücken an: ein doppelt angelegter Kandidat, eine besetzte, aber nie geschlossene Stelle, ein leeres Quellenfeld, ein Ansprechpartner beim Kunden, der den Arbeitgeber gewechselt hat. Jede Lücke wirkt für sich harmlos, zusammen machen sie Suchen unzuverlässig und Berichte zu Besetzungsdauer und Kandidatenquellen zu Schätzungen. Eine kurze, wiederkehrende Prüfung der Datenqualität einmal pro Quartal hält die Datenbank verlässlich, ohne großes Bereinigungsprojekt. Dieser Artikel beschreibt, was Sie prüfen, wer das übernimmt und wie die Prüfung schlank bleibt.
Der Schwerpunkt unterscheidet sich je Segment. Recruitment-Agenturen sind auf saubere Kunden- und Kontaktdaten neben der Kandidaten-Pipeline angewiesen, damit Vorstellungen und Nachverfolgung die richtige Person erreichen. In der Zeitarbeit und der Entsendung braucht das Team korrekte Verfügbarkeiten und Einsatzenddaten, um Personal zu planen. Im Executive Search zählen vollständige Suchhistorien und Longlists, die über Jahre nutzbar bleiben. Die interne Rekrutierung berichtet an die Geschäftsleitung und braucht Zahlen, die Rückfragen standhalten. Dieselbe Quartalsroutine unterstützt sie alle.
Vereinbaren Sie eine kurze Liste von Prüfungen
Eine Prüfung der Datenqualität scheitert, wenn sie alles abdecken will. Wählen Sie fünf bis acht Prüfungen, die für Ihre Arbeit am wichtigsten sind, und halten Sie sie schriftlich fest, damit jedes Quartal dasselbe verglichen wird. Ein praktischer Startumfang: doppelte Kandidatenprofile, Kandidaten ohne erfasste Quelle, offene Stellen ohne Verantwortlichen oder Zieldatum, Kandidaten, die zu lange in einer Phase stehen, geschlossene Stellen ohne Abschlussgrund und Ansprechpartner beim Kunden ohne aktuelle Rolle. Mit gespeicherten Filtern im Applicant Tracking System lässt sich jede Prüfung in Minuten statt Stunden wiederholen.
Kandidatendaten: Dubletten, Quellen und Aufbewahrungsfrist
Beginnen Sie auf der Kandidatenseite. Suchen Sie wahrscheinliche Dubletten anhand von Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer und führen Sie sie zusammen, statt einen zweiten Datensatz anzulegen, damit Historie und Notizen an einer Stelle liegen. Filtern Sie auf Kandidaten ohne bei der ersten Bewerbung erfasste Quelle; jede Lücke schwächt den Vergleich von Kandidatenquellen nach Besetzungen. Prüfen Sie, ob Profile nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verlängert, anonymisiert oder gelöscht wurden. Profile, die ruhig geworden sind, gehören in die Routine zum Aktuellhalten ruhender Kandidatenprofile und nicht in diese Prüfung.
Stellen und Pipelines: Verantwortliche, Termine und festhängende Phasen
Sehen Sie sich anschließend die offene Arbeit an. Jede offene Stelle braucht einen einzigen Verantwortlichen und ein Zieldatum für die Besetzung. Stellen, die besetzt, abgesagt oder pausiert sind, aber noch als offen erscheinen, blähen die Arbeitslast auf und verzerren Berichte: Schließen Sie sie mit dokumentiertem Grund oder setzen Sie sie mit Prüftermin auf Pause. Filtern Sie auf Kandidaten, die in einer Phase festhängen, länger als Ihre vereinbarte Norm, sowie auf aktive Kandidaten ohne nächstes Aktionsdatum. Das deutet meist auf vergessene Nachverfolgung hin und nicht auf eine bewusste Entscheidung.
Kunden- und Kontaktdaten neben der Pipeline
Wenn Ihr Team Kunden- und Kontaktverwaltung neben der Kandidaten-Pipeline führt, beziehen Sie die Kundenseite in die Prüfung ein. Stellen Sie sicher, dass jeder aktive Kunde einen aktuellen Hauptansprechpartner mit erfasster Rolle hat, dass vereinbarte Konditionen vor neuen Vorstellungen vorliegen und dass Off-Limits-Vereinbarungen noch zutreffen. Veraltete Kontaktdaten führen dazu, dass Vorstellungen und Berichte bei Personen landen, die das Unternehmen bereits verlassen haben.
Beheben Sie die Ursache, nicht nur den Datensatz
Daten jedes Quartal zu korrigieren ist nützlich; dieselben Fehler zu vermeiden ist besser. Taucht eine Lücke immer wieder auf, passen Sie den Prozess an. Fehlende Quellen sprechen oft für ein Pflichtfeld in der passenden Pipeline-Phase. Uneinheitliche Schlagworte deuten auf den Bedarf an einer gemeinsamen Liste von Fähigkeiten und Schlagworten hin. Wiederkehrende Lücken in der Nachverfolgung lassen sich häufig durch das Automatisieren wiederkehrender Schritte wie Erinnerungen auffangen. Neue Kolleginnen und Kollegen profitieren, wenn die vereinbarten Konventionen Teil der Einarbeitung neuer Recruiter sind. Intelligente Vorschläge, etwa zu möglichen Dubletten, können als Hilfsmittel unterstützen, die Entscheidung über Zusammenführen oder Ändern trifft jedoch der Recruiter.
Ein praktischer Einstieg
- Wählen Sie fünf bis acht Prüfungen und speichern Sie jede als Filter
- Planen Sie die Prüfung einmal pro Quartal, mit einer verantwortlichen Person und festem Zeitfenster
- Führen Sie Dubletten zusammen und ergänzen Sie fehlende Quellen in Kandidatendatensätzen
- Geben Sie jeder offenen Stelle einen Verantwortlichen und ein Zieldatum und schließen Sie, was nicht mehr offen ist
- Prüfen Sie festhängende Phasen und aktive Kandidaten ohne nächstes Aktionsdatum
- Notieren Sie je Prüfung die Anzahl der Befunde, um zu sehen, ob die Lücken mit der Zeit kleiner werden
Daten, auf die Sie sich in Berichten verlassen können
Eine quartalsweise Prüfung der Datenqualität hält ein Applicant Tracking System verlässlich für die tägliche Suche und für die Zahlen, die Sie im wöchentlichen Pipeline-Review oder im monatlichen Bericht für die Geschäftsleitung teilen. Mit einer kurzen Liste von Prüfungen, gespeicherten Filtern, einer verantwortlichen Person und Aufmerksamkeit für die Ursachen wiederkehrender Lücken bleibt der Aufwand gering und die Datenbank nützlich. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie gespeicherte Filter, Pipelines sowie Kandidaten- und Kundendaten in BoldATS für Ihr Segment funktionieren.