Einmal im Monat fragt jemand aus der Geschäftsleitung, wie das Recruiting läuft. In vielen Teams wird die Antwort im letzten Moment zusammengestellt: einige Zahlen aus dem Applicant Tracking System, eine Tabelle von einer Kollegin und der Eindruck eines Recruiters vom Markt. Das kostet Zeit, unterscheidet sich von Monat zu Monat und lässt sich kaum mit früheren Berichten vergleichen. Ein fester Monatsbericht, der direkt aus den Recruiting-Daten entsteht, beantwortet jedes Mal dieselben Fragen auf denselben Definitionen, sodass die Geschäftsleitung Entwicklungen statt Einzelgeschichten sieht. Dieser Beitrag beschreibt, was ein solcher Bericht enthält und wie Sie ihn verlässlich halten.
Die Zielgruppe unterscheidet sich je Segment. In Recruitment-Agenturen geht der Bericht an Inhaber oder Geschäftsführung und konzentriert sich auf Aufträge, Vorstellungen und Besetzungen je Kunde. In der Zeitarbeit und der Entsendung kommen die Verfügbarkeit des Pools und bald endende Einsätze hinzu. Im Executive Search wird je Mandat statt nach Volumen berichtet. In der internen Rekrutierung berichtet das Team an HR und Fachbereichsleitungen über offene Stellen und den Fortschritt der Besetzung. Der folgende Aufbau passt für alle.
Vereinbaren Sie zuerst die Fragen, dann die Zahlen
Schreiben Sie zunächst auf, welche Fragen die Geschäftsleitung jeden Monat tatsächlich beantwortet haben möchte, zum Beispiel: Wie viele Stellen sind offen und seit wann, wie viele wurden besetzt, wo bleiben Kandidaten hängen und welche Quellen führen zu Besetzungen? Jede Frage erhält eine Zahl oder eine kurze Tabelle mit einer schriftlichen Definition dessen, was gezählt wird. Ein Bericht mit fünf klar definierten Zahlen ist nützlicher als einer mit dreißig, die niemand erklären kann. Halten Sie die Definitionen im Bericht selbst fest, damit Lesende genau wissen, was eine Zahl bedeutet.
Nutzen Sie Zahlen, die aus den Datensätzen stammen
Ein Monatsbericht ist nur so gut wie die Daten dahinter. Kennzahlen wie die Besetzungsdauer, die Konversion zwischen Pipeline-Phasen und Kandidatenquellen im Vergleich nach Besetzungen setzen eine konsequente Erfassung voraus: eine bei der ersten Bewerbung erfasste Quelle, ein Ziel-Besetzungsdatum ab Tag eins, erfasste Absagegründe und Rückzugsgründe sowie ein dokumentierter Schließgrund für jede geschlossene Stelle. Ist ein Feld häufig leer, berichten Sie, wie vollständig es ist, statt eine Zahl zu zeigen, die genauer wirkt, als sie ist.
Zeigen Sie Bewegung, nicht nur Summen
Eine Gesamtzahl offener Stellen sagt für sich genommen wenig aus. Zeigen Sie, was im Monat passiert ist: eröffnete, besetzte, pausierte und ohne Besetzung geschlossene Stellen sowie Kandidaten, die vorangekommen sind, im Vergleich zu denen, die stillstanden. Heben Sie Stellen hervor, die ihr Zieldatum überschritten haben, und Kandidaten, die zu lange in einer Phase verharren, damit der Bericht auf konkrete Nachverfolgung hinweist. Vergleichen Sie jede Zahl mit den Vormonaten auf derselben Definition und weisen Sie darauf hin, wenn sich eine Definition geändert hat.
Ergänzen Sie je Zahl eine kurze Erläuterung
Zahlen ohne Kontext führen zu falschen Schlüssen. Ergänzen Sie je Zahl ein oder zwei Sätze dazu, was hinter einer Veränderung steckt: ein großer Kunde, der die Einstellungen pausiert hat, eine schwer zu besetzende Stelle, die den Durchschnitt nach oben zieht, oder eine neue Stellenbörse, die noch zu kurz läuft, um sie zu beurteilen. Halten Sie die Erläuterung sachlich und auf die Datensätze gestützt und trennen Sie sie klar von Einschätzungen zum Markt. Führt eine Erläuterung zu einer Maßnahme, benennen Sie eine verantwortliche Person und ein Datum und prüfen Sie die Maßnahme im Bericht des Folgemonats.
Halten Sie den Aufwand gering
Ein Monatsbericht sollte Minuten kosten, keinen Tag. Bauen Sie ihn aus gespeicherten Ansichten und Filtern im Applicant Tracking System auf, damit jeden Monat dieselbe Auswahl verwendet wird, und orientieren Sie sich an den Vereinbarungen des wöchentlichen Pipeline-Reviews und etwaiger Fortschrittsberichte an Kunden, damit die Zahlen in allen Berichten übereinstimmen. Das Zusammenstellen des Berichts gehört zu den wiederkehrenden Schritten, deren Automatisierung sich lohnt; die Erläuterung je Zahl bleibt Aufgabe eines Recruiters oder einer Teamleitung. Teilen Sie den Bericht nur mit benannten Empfängern und lassen Sie personenbezogene Kandidatendaten weg, die die Geschäftsleitung nicht benötigt.
Ein praktischer Einstieg
- Schreiben Sie die fünf bis sieben Fragen auf, die die Geschäftsleitung jeden Monat beantwortet haben möchte
- Geben Sie jeder Zahl eine schriftliche Definition und halten Sie diese im Bericht fest
- Prüfen Sie die Vollständigkeit der zugrunde liegenden Felder, bevor Sie sich auf eine Zahl verlassen
- Zeigen Sie die Bewegung im Monat und vergleichen Sie mit Vormonaten auf derselben Definition
- Ergänzen Sie je Zahl eine kurze, sachliche Erläuterung mit verantwortlicher Person und Datum für Maßnahmen
- Nutzen Sie gespeicherte Ansichten, damit der Bericht jeden Monat gleich und in Minuten entsteht
Vom Eindruck zur Erkenntnis
Ein monatlicher Recruiting-Bericht aus einem Applicant Tracking System ersetzt Eindrücke durch Zahlen, die jeden Monat dasselbe bedeuten. Mit vereinbarten Fragen, schriftlichen Definitionen, verlässlicher Erfassung und einer kurzen Erläuterung je Zahl sieht die Geschäftsleitung, wo sich das Recruiting verbessert und wo es Aufmerksamkeit braucht, und Recruiter verbringen weniger Zeit mit dem Zusammentragen von Zahlen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Berichte zu Stellen, Phasen und Quellen in BoldATS für Ihr Segment funktionieren.