Op maandag ontvangt een kandidaat een casusopdracht voor een functie als consultant. Niemand zegt wanneer die klaar moet zijn, dus stuurt zij hem donderdagavond terug. Het bestand komt terecht in de inbox van een hiring manager die op reis is. Een week later vraagt de recruiter hoe het ging en hoort “zag er prima uit, denk ik”. Inmiddels heeft de kandidaat een ander aanbod aangenomen, en het enige spoor van de test is een bijlage in iemands mailbox. Dit artikel legt uit waarom elke assessment- of testfase in een Applicant Tracking System een deadline en een vastgelegd resultaat nodig heeft: wat beide inhouden, waar ze in de fase staan, wie het resultaat vastlegt en hoe dat resultaat de volgende stap in het proces voedt.
Per segment ziet deze fase er anders uit. Recruitmentbureaus sturen vaak een vaardigheidstest of casus voordat zij een kandidaat aan een klant voorstellen. Uitzendorganisaties gebruiken op grote schaal korte praktijktoetsen, taaltoetsen of veiligheidstoetsen. Detacheerders toetsen technische kennis voordat iemand bij een klant wordt geplaatst. Executive search-consultants werken met managementassessments en psychologische rapporten van externe aanbieders. Interne recruitmentteams zijn afhankelijk van hiring managers die een werkopdracht of casus moeten beoordelen.
Waarom assessmentfases stilvallen zonder deadline
- De kandidaat weet niet wanneer de test klaar moet zijn, dus wordt die uitgesteld ten gunste van andere sollicitaties en gesprekken
- Een ingeleverde test heeft geen beoordelingsdatum, dus blijft hij liggen tot de beoordelaar toevallig tijd heeft
- Herinneringen hangen af van het geheugen van één recruiter in plaats van een datum in het dossier
- Kandidaten die nooit aan de test beginnen, blijven wekenlang in de fase staan, waardoor de pipeline voller lijkt dan hij is
- Goede kandidaten haken af omdat zij niets meer horen nadat zij uren in een casus hebben gestoken
Een assessment vraagt echte inspanning van de kandidaat. Een proces dat daarna stil wordt, kost u precies de mensen die die inspanning serieus namen.
Wat “een deadline en een vastgelegd resultaat” inhoudt
De fase heeft twee data en één resultaat nodig:
- Een inleverdeadline voor de kandidaat — een duidelijke datum waarop de test, casus of het assessment af moet zijn, meegestuurd met de uitnodiging en met de kandidaat afgestemd als de planning krap is
- Een beoordelingsdeadline voor de beoordelaar — een datum waarop de ingeleverde test is beoordeeld, bijvoorbeeld twee werkdagen na inlevering, zodat de volgende stap niet wacht op de agenda van één persoon
- Een vastgelegd resultaat — een vaste uitkomst zoals geslaagd, twijfel of niet geslaagd, of een score op vooraf afgesproken criteria, met een korte onderbouwing, de naam van de beoordelaar en de datum, en waar van toepassing het rapport of bestand bij het kandidaatdossier
Het resultaat hoort in een gestructureerd veld, niet alleen in een e-mail of opmerking. Een gestructureerd resultaat kunt u filteren, tellen en tussen kandidaten vergelijken; een zin in een mailbox niet.
Waar het staat: in de assessmentfase zelf
Richt het assessment of de test in als een eigen fase in de pipeline van het Applicant Tracking System, met de deadlines en het resultaat als velden van die fase. Komt een kandidaat in de fase, dan wordt de inleverdeadline gezet en wordt die de volgende actiedatum in het dossier. Komt de test binnen, dan neemt de beoordelingsdeadline het over. Een kandidaat kan de fase pas verlaten als er een resultaat is vastgelegd, of als de kandidaat zich heeft teruggetrokken met een vastgelegde reden.
Omdat de data in de fase staan, kan het systeem u waarschuwen als een deadline verstrijkt. Dezelfde logica als bij waarschuwingen voor kandidaten die te lang in een fase staan geldt hier, alleen met een scherpere grens: een test die twee dagen te laat is, verdient een herinnering, geen wekelijkse review. Het werkt net als de eerste beoordelingstermijn voor nieuwe sollicitaties: de klok start automatisch, niet wanneer iemand eraan denkt.
Wie het resultaat vastlegt
Wijs per test één beoordelaar aan op het moment dat de test wordt verstuurd, niet achteraf. Dat kan de recruiter zijn, een hiring manager, een specialist bij de klant of een externe testaanbieder. De regel is eenvoudig: wie de test beoordeelt, is verantwoordelijk voor het resultaat in het dossier, vóór de beoordelingsdeadline.
- Levert een externe aanbieder een rapport, dan legt de recruiter de uitkomst vast en voegt het rapport toe op de dag dat het binnenkomt
- Beoordeelt een hiring manager het werk, dan voorkomt een antwoordtermijn voor feedback van de hiring manager dat de beoordeling blijft liggen
- Beoordelen meerdere mensen dezelfde casus, dan scoort ieder zelfstandig op dezelfde criteria, net als bij een gedeeld scoreformulier voor gesprekken, voordat de resultaten worden samengevoegd
Spreek de criteria en het vereiste niveau af voordat de eerste test de deur uitgaat. Een test die wordt beoordeeld op criteria die pas na het lezen van de antwoorden zijn bedacht, is geen assessment; het is een mening.
Hoe het resultaat de volgende fase, het gesprek en de afwijsredenen voedt
Een vastgelegd resultaat maakt het volgende besluit navolgbaar. U kunt het naast de geschreven instapcriteria van de volgende pipelinefase leggen: heeft de kandidaat het afgesproken niveau gehaald, ja of nee, en op basis van welke onderbouwing. Is de volgende stap een gesprek, dan kunnen de interviewers zich voorbereiden met het testresultaat voor zich en ernaar verwijzen in de schriftelijke uitkomst van het gesprek, bijvoorbeeld door door te vragen op het zwakste deel van de casus.
Slaagt de kandidaat niet, dan is het vastgelegde resultaat de basis voor een gestandaardiseerde afwijsreden en voor duidelijke feedback aan de kandidaat. Omdat testresultaten persoonsgegevens zijn, volgen zij dezelfde bewaartermijn als de rest van het kandidaatdossier.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- “Stuur het maar terug wanneer het uitkomt” — zonder inleverdeadline concurreert de test met al het andere in de week van de kandidaat, en verliest hij meestal
- Een deadline voor de kandidaat, geen voor de beoordelaar — de kandidaat levert op tijd in en wacht daarna tien dagen op antwoord
- Het resultaat alleen in de e-mail — niemand anders in het team kan het zien, en het verdwijnt als een collega vertrekt
- Alleen geslaagd of niet geslaagd zonder onderbouwing — een oordeel dat niemand kan uitleggen, is onbruikbaar in een presentatie aan de klant of in feedback aan de kandidaat
- Verschillende tests en niveaus voor dezelfde functie — kandidaten voor één vacature zijn dan niet meer te vergelijken
- Kandidaten die nooit beginnen, blijven in de fase staan — sluit hen na de deadline en een herinnering af met een vastgelegde reden, zodat de pipeline de werkelijkheid laat zien
Meet het met uw eigen gegevens
Tel in uw eigen gegevens: welk deel van de kandidaten in een assessmentfase een inleverdeadline heeft, welk deel van de tests op tijd wordt ingeleverd, hoeveel werkdagen er zitten tussen inlevering en een vastgelegd resultaat, welk deel van de resultaten een onderbouwing bevat en hoeveel kandidaten zich tijdens de assessmentfase terugtrekken. Vermeld bij elk cijfer het aantal kandidaten waarop het is gebaseerd. Vertrouw niet op algemene beweringen over sneller aannemen; uw eigen tellingen laten zien waar de assessmentfase echt wacht.
Zo begint u
- Maak één assessment- of testfase in elke pipeline die tests gebruikt, in plaats van tests te verstoppen in een gespreksfase
- Stel een standaard inleverdeadline en een standaard beoordelingsdeadline in, en laat ze per kandidaat aanpassen met een toelichting
- Wijs de beoordelaar aan op het moment dat de test wordt verstuurd
- Spreek criteria en vereist niveau af met de hiring manager of klant voordat de eerste test de deur uitgaat
- Maak een vastgelegd resultaat met onderbouwing verplicht om de fase te verlaten
- Bekijk maandelijks hoeveel tests te laat waren, hoe lang beoordelingen duurden en hoeveel kandidaten afhaakten
Een test telt pas als het resultaat op papier staat
Kandidaten steken echte tijd in een assessment. Een duidelijke deadline laat zien dat u die tijd serieus neemt, en een vastgelegd resultaat zorgt ervoor dat hun inspanning ook echt meeweegt in het besluit. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe pipelinefases, deadlines en kandidaatdossiers in BoldATS voor uw segment worden ingericht.