Viele Teams beginnen mit einer einzigen Pipeline für jede Stelle: beworben, Vorauswahl, Gespräch, Angebot, besetzt. Das ist einfach, entspricht aber selten der Praxis. Eine Anfrage nach vielen Zeitarbeitskräften braucht einen schnellen Weg mit Verfügbarkeitsprüfung, ein Executive-Search-Mandat braucht Recherche, eine Longlist und eine Vorstellung beim Kunden, und eine interne Stelle braucht eine Freigabe und ein Gespräch mit der aktuellen Führungskraft. Werden alle in dieselben Phasen gezwungen, überspringen Recruiter Schritte, parken Kandidaten in unpassenden Phasen, und Berichte verlieren ihre Aussagekraft. Mit einem Applicant Tracking System können Sie Pipeline-Vorlagen je Stellenart einrichten, sodass jede Stelle mit Phasen startet, die zur Arbeit passen. Dieser Artikel erläutert, wie Sie Pipeline-Vorlagen je Stellenart in Ihrem Applicant Tracking System einrichten: wann getrennte Vorlagen sinnvoll sind, wie Sie sie gestalten, wie Sie sie vergleichbar halten und wie Sie sie pflegen.
Je nach Segment stellt sich die Frage unterschiedlich. Recruitment-Agenturen kombinieren oft Festanstellungen mit Interim- oder Projektrollen. Zeitarbeit-Teams arbeiten mit kurzen, wiederkehrenden Abläufen, in denen Tempo und bestätigte Verfügbarkeit am meisten zählen. Entsendungsunternehmen ergänzen Schritte für Einsatzbeginn, Enddatum und Anschlusseinsatz. Executive-Search-Berater führen längere, rechercheintensive Suchen mit formellen Vorstellungen beim Kunden. Interne Rekrutierungsteams bearbeiten interne und externe Bewerber, Einstiegsprogramme und Senior-Positionen nebeneinander. In jedem Fall wird eine allgemeine Pipeline entweder zu schwer für die einfachen Abläufe oder zu dünn für die komplexen.
Wann eine Pipeline nicht mehr ausreicht
Eine einzige Pipeline funktioniert, solange Stellen ungefähr denselben Weg nehmen. Anzeichen, dass sie nicht mehr passt, sind leicht zu erkennen: Recruiter überspringen regelmäßig mehrere Phasen auf einmal, Kandidaten stehen in einer Phase, deren Name nicht beschreibt, was gerade geschieht, Notizen halten Schritte fest, die keine eigene Phase haben, und jede Besprechung beginnt mit einer Erklärung, was eine Phase für diese Stelle bedeutet. Wenn Warnungen für Kandidaten, die zu lange in einer Phase stehen, immer wieder bei Stellen auslösen, die eigentlich normal verlaufen, liegt das Problem meist bei der Pipeline und nicht beim Recruiter.
Die Stellenarten festlegen
Halten Sie die Zahl der Vorlagen klein. Stützen Sie sie auf echte Unterschiede im Ablauf, nicht auf jeden Kunden oder jede Abteilung. Übliche Arten sind eine Festanstellung, eine Volumen- oder Zeitarbeitsanfrage, ein Entsendungseinsatz, ein Executive-Search-Mandat und eine interne Stelle. Fragen Sie sich je Art, ob sie Schritte hat, die den anderen fehlen, etwa eine Verfügbarkeitsprüfung, eine dokumentierte Longlist, eine formelle Vorstellung beim Kunden oder eine interne Freigabe. Ist der einzige Unterschied die Zahl der Gesprächsrunden, genügt oft eine Vorlage mit optionaler Phase. Erfassen Sie die Stellenart an der Stelle selbst, idealerweise als Teil des strukturierten Briefings, damit ab dem ersten Tag die richtige Vorlage gewählt wird.
Eine Vorlage gestalten
- Beschreiben Sie den Ablauf zuerst in einfachen Schritten und machen Sie nur die Schritte, die Nachverfolgung brauchen, zu Phasen
- Geben Sie jeder Phase schriftliche Eintrittskriterien, damit jeder Recruiter Kandidaten auf derselben Grundlage weiterbewegt
- Vereinbaren Sie je Phase eine erwartete Dauer, damit Verzögerungen je Stellenart sichtbar werden statt gegenüber einer allgemeinen Norm
- Verknüpfen Sie Standardaufgaben und Nachrichten mit Phasen, in denen sie immer wiederkehren, etwa eine Verfügbarkeitsprüfung oder eine Einladung
- Verwenden Sie in jeder Vorlage dieselben abschließenden Phasen und standardisierten Absagegründe
- Benennen Sie Phasen in der Sprache des Teams, halten Sie aber die Bedeutung gemeinsamer Phasen in allen Vorlagen gleich
Berichte vergleichbar halten
Getrennte Vorlagen dürfen keine getrennten Wahrheiten erzeugen. Ordnen Sie jede Phase einer kleinen Zahl gemeinsamer Hauptphasen zu, zum Beispiel neu, in Vorauswahl, beim Kunden oder Hiring Manager, Angebot und besetzt. So können Sie die Konversion zwischen Pipeline-Phasen und die Besetzungsdauer weiterhin über Stellenarten hinweg vergleichen, während jede Vorlage ihren eigenen Detailgrad behält. Vergleichen Sie Zahlen zuerst innerhalb einer Art: Eine Volumenanfrage und ein Executive-Search-Mandat haben eine sehr unterschiedliche natürliche Dauer, und ein gemeinsamer Durchschnitt verdeckt mehr, als er zeigt. Auch das wöchentliche Pipeline-Review wird einfacher, weil jeder Phasenname für die besprochene Stelle etwas Konkretes bedeutet.
Eine Vorlage ändern, ohne Historie zu verlieren
Vorlagen müssen angepasst werden, wenn sich Ihre Arbeitsweise weiterentwickelt. Benennen Sie je Vorlage eine verantwortliche Person und halten Sie fest, warum eine Änderung vorgenommen wurde. Wenden Sie Änderungen zuerst auf neue Stellen an und entscheiden Sie bewusst, ob laufende Stellen mitgehen. Wenn Sie Phasen entfernen oder zusammenlegen, ordnen Sie die alte Phase ihrer Nachfolgerin zu, damit keine Kandidaten verloren gehen und frühere Berichte lesbar bleiben. Da bei jedem Phasenwechsel festgehalten wird, wer den Kandidaten verschoben hat, bleibt die Historie bestehender Kandidaten erhalten, auch wenn sich die Vorlage um sie herum ändert.
Wo Automatisierung hilft
Sobald Vorlagen stehen, wird Automatisierung genauer. Eine neue Stelle kann mit der Vorlage starten, die zu ihrer Art passt, Standardaufgaben können entstehen, sobald ein Kandidat eine Phase erreicht, und Erinnerungen können der erwarteten Dauer je Phase für diese Art folgen. Einen breiteren Überblick bietet welche wiederkehrenden Recruiting-Schritte Sie automatisieren sollten. Intelligente Vorschläge können eine nachrangige Hilfe sein, etwa indem sie auf Phasen hinweisen, die häufig übersprungen werden, doch welchen Ablauf eine Stellenart braucht, bleibt eine Entscheidung des Teams.
Ein praktischer Einstieg
- Erfassen Sie die Stellenarten, die Ihr Team bearbeitet, und die Schritte, die sich zwischen ihnen wirklich unterscheiden
- Beginnen Sie mit zwei oder drei Vorlagen und einem gemeinsamen Satz abschließender Phasen und Absagegründe
- Schreiben Sie für jede Phase in jeder Vorlage Eintrittskriterien und eine erwartete Dauer
- Ordnen Sie jede Phase einer gemeinsamen Hauptphase für Berichte über Stellenarten hinweg zu
- Erfassen Sie die Stellenart im Briefing und überprüfen Sie die Vorlagen nach den ersten Wochen im Einsatz
Der richtige Ablauf für jede Stelle
Pipeline-Vorlagen je Stellenart geben Recruitern Phasen, die beschreiben, was wirklich geschieht, geben Führungskräften Berichte, denen sie vertrauen können, und geben Kandidaten und Kunden einen vorhersehbaren Prozess. Die Struktur liegt in Ihrem Applicant Tracking System, neben den Kandidaten- und Kundendaten, die Ihr Team bereits pflegt. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Pipeline-Vorlagen, Phasenkriterien und Berichte in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.